Büro digitalisieren: Anleitung in 7 Schritten für KMU
Ein Büro digitalisieren Sie in sieben Schritten: Bestand aufnehmen, Posteingang bündeln, Belege digital erfassen, Ablage und Fristen regeln, Abläufe verbinden, Freigaben festlegen und Wissen an einem Ort halten. Scanner und Cloud sind dabei nur Werkzeuge. Den Unterschied macht, dass jeder Vorgang einen festen Weg und eine verantwortliche Person hat.
Inhalt13 Kapitel
„Ein gescanntes Durcheinander bleibt ein Durcheinander, nur auf dem Bildschirm. Deshalb schauen wir zuerst, welchen Weg ein Vorgang heute nimmt und wer an welcher Stelle entscheidet. Erst danach legen wir fest, was ein System übernimmt und was beim Menschen bleibt.“
Benjamin Wünsche, CEO & SystemarchitektAus der PraxisWas heißt es, ein Büro zu digitalisieren?
Ein Büro zu digitalisieren heißt mehr, als Papier zu scannen. Jeder Vorgang läuft digital vom Eingang bis zur Ablage. Eine Rechnung kommt als Datei an, wird zugeordnet, freigegeben und mit dem Vorgang abgelegt, ohne dass jemand sie ausdruckt oder abtippt.
Viele Ratgeber sprechen vom papierlosen Büro. Das ist ein gutes Ziel, aber ein schlechter Startpunkt. Wer nur scannt, hat danach dieselbe Unordnung auf dem Server, nur schwerer zu überblicken.
Im Alltag merken Sie den Unterschied an drei Stellen. Unterlagen finden Sie über die Suche statt im Aktenschrank. Vorgänge wandern ohne Zettel weiter, und die Frage, wer gerade zuständig ist, beantwortet der Ablauf selbst.
Was kann man im Büro digitalisieren?
Fast alles, was heute auf Papier, in Ordnern oder in verstreuten Excel-Listen liegt. Die Tabelle zeigt typische Bereiche eines kleinen oder mittleren Betriebs und jeweils einen sinnvollen ersten Schritt. Sie müssen nicht überall gleichzeitig anfangen.
Eine Gruppe braucht eine eigene Regel: Originale, auf deren Beweiskraft es ankommt. Ob Sie solche Dokumente nach dem Scannen zusätzlich auf Papier behalten, entscheiden Sie nach den GoBD selbst. Einige Unterlagen wie den Jahresabschluss bewahren Sie ohnehin im Original auf.13
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| Bereich | Typische Unterlagen | Erster Schritt |
|---|---|---|
| Posteingang | Briefe, E-Mails, Nachrichten aus Portalen | Alle Eingänge an einer Stelle sammeln und Papier direkt beim Eingang scannen |
| Buchhaltung | Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen | E-Rechnungen im empfangenen Format ablegen, Papierbelege nach einer festen Anweisung scannen |
| Angebote, Aufträge | Anfragen, Kalkulationen, Angebote, Auftragsbestätigungen | Vorlagen vereinheitlichen und jeden Auftrag an einer Stelle führen |
| Personal | Arbeitsverträge, Urlaubsanträge, Bescheinigungen | Zugriff auf wenige Personen beschränken und Originale mit Unterschriftspflicht gesondert ablegen |
| Verträge | Kunden-, Lieferanten- und Mietverträge | Laufzeiten und Kündigungsfristen in einer Liste mit Erinnerung führen |
| Projekte | Aufgaben, Pläne, Fotos, Protokolle | Eine gemeinsame Aufgabenliste statt Zetteln und langen E-Mail-Verläufen |
| Wissen | Preislisten, Vorlagen, Anleitungen | An einem Ort ablegen und für jedes Dokument eine verantwortliche Person benennen |
Siehe auch
Angebote automatisch vorbereitenWie digitalisieren Sie Ihr Büro in sieben Schritten?
Die sieben Schritte folgen dem Weg, den ein Vorgang durch Ihr Büro nimmt. Zu jedem Schritt steht, was ein System vorbereiten kann und was ein Mensch entscheidet. So bleibt bei jeder Übergabe klar, wer verantwortlich ist.
Ein fiktives Beispiel: Ein Malerbetrieb mit 15 Mitarbeitenden nimmt Aufträge per Telefon, E-Mail und auf Zetteln an. Er beginnt deshalb mit Schritt 2 und bündelt zuerst den Eingang. Belege und Ablage folgen, sobald jeder Auftrag an einer Stelle ankommt.
Bestand aufnehmen
- Das System bereitet vor
- Erfassen, welche Vorgänge wie oft vorkommen und wie viel aktive Zeit sie binden, etwa über einen Fragebogen oder eine Messung.
- Der Mensch entscheidet
- Die drei Vorgänge auswählen, die zuerst digital laufen sollen.
Posteingang bündeln
- Das System bereitet vor
- E-Mails, Briefe und Nachrichten aus Portalen an einer Stelle sammeln. Papierpost wird direkt am Eingang gescannt.
- Der Mensch entscheidet
- Festlegen, wer welchen Eingang bearbeitet und wer vertritt.
Belege digital erfassen
- Das System bereitet vor
- Belege und E-Rechnungen auslesen und mit dem passenden Vorgang ablegen.
- Der Mensch entscheidet
- Die Anweisung für das Scannen schreiben und Stichproben auf Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrollieren.
Ablage und Fristen regeln
- Das System bereitet vor
- Dateien einheitlich benennen, nach Plan ablegen und das Ende der Aufbewahrungsfrist vermerken.
- Der Mensch entscheidet
- Ordnerplan, Zugriffsrechte und Löschregeln festlegen.
Abläufe verbinden
- Das System bereitet vor
- Daten zwischen den Programmen übertragen, damit niemand dieselbe Angabe zweimal eintippt.
- Der Mensch entscheidet
- Entscheiden, welches Programm für welche Information führend ist.
Freigaben festlegen
- Das System bereitet vor
- Vorgänge zur Freigabe vorlegen und an offene Fristen erinnern.
- Der Mensch entscheidet
- Betragsgrenzen, Vier-Augen-Regeln und die Vorgänge bestimmen, die nie ohne Freigabe laufen.
Wissen an einem Ort halten
- Das System bereitet vor
- Vorlagen, Preislisten und Anleitungen an einer Stelle aktuell und auffindbar halten.
- Der Mensch entscheidet
- Bestimmen, wer welches Wissen pflegt und Änderungen freigibt.
Welche Papierbelege dürfen Sie nach dem Scannen vernichten?
Die meisten. Nach den GoBD dürfen Sie Papierdokumente vernichten, nachdem Sie sie ordnungsgemäß bildlich erfasst haben, also gescannt oder fotografiert. Das gilt nicht, wenn eine steuerliche oder andere Vorschrift das Original verlangt. Bei Unterlagen, deren Beweiskraft als Datei leidet, entscheiden Sie selbst, ob das Papier zusätzlich bleibt.1
Ein Original verlangt zum Beispiel die Abgabenordnung: Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz dürfen Sie nicht nur als Scan aufbewahren. Das Handelsgesetzbuch sieht dasselbe für Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse vor.34
Vor dem ersten Scan steht eine schriftliche Anweisung. Die GoBD verlangen, dass Sie das Verfahren dokumentieren, und nennen die Punkte, die eine solche Organisationsanweisung regeln sollte. Scannen dürfen Sie mit dem Scanner, dem Multifunktionsgerät oder dem Smartphone.1
Bewahren Sie die Anweisung so lange auf wie die Belege, die danach gescannt wurden. Eine elektronische Signatur oder einen Zeitstempel brauchen Sie steuerlich nicht. Einen freiwilligen technischen Maßstab beschreibt das BSI in der Technischen Richtlinie TR-03138, kurz RESISCAN. Eine Zertifizierung ist dafür nicht vorgeschrieben.19
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| Regel | Was Sie tun | Fundstelle |
|---|---|---|
| Verfahren dokumentieren | In einer Organisationsanweisung festhalten, wer scannt, wann gescannt wird, welche Unterlagen erfasst werden und wie Lesbarkeit, Vollständigkeit und Fehler kontrolliert werden | GoBD Rz. 136 |
| Gerät frei wählen | Scanner, Multifunktionsgerät oder Smartphone nutzen, solange die Anforderungen erfüllt sind | GoBD Rz. 130 |
| Farbe erhalten | Farbig scannen, wenn die Farbe etwas beweist, etwa rote Minusbeträge oder farbige Vermerke | GoBD Rz. 137 |
| Texterkennung aufbewahren | Den erkannten Volltext nach Kontrolle und Korrektur zusammen mit dem Scan aufbewahren | GoBD Rz. 130 und 131 |
| Mit Datei weiterarbeiten | Nach dem Scan nur noch mit der Datei arbeiten. Wird das Papier doch weiterbearbeitet, erneut scannen und mit dem ersten Scan verknüpfen | GoBD Rz. 139 |
| Original vernichten | Erlaubt, soweit keine Vorschrift das Original verlangt. Bei Beweiswert selbst entscheiden | GoBD Rz. 140, § 147 Abs. 2 AO |
| Keine Signatur | Für Steuerzwecke ist weder eine elektronische Signatur noch ein Zeitstempel nötig | GoBD Rz. 138 |
Wie lange müssen Sie digitale Unterlagen aufbewahren?
Genauso lange wie Papier. Die Fristen der Abgabenordnung gelten unabhängig davon, ob eine Unterlage als Datei oder als Blatt vorliegt. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine kürzere Frist, auch für ältere Belege, deren alte Frist Ende 2024 noch lief.35
Jede Frist beginnt erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Sie läuft außerdem nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Stimmen Sie Löschungen deshalb vorher mit Ihrer Steuerberatung ab.3
Rechnungen bewahren Sie zusätzlich nach dem Umsatzsteuergesetz auf, mit derselben Frist wie Buchungsbelege. Wie Sie E-Rechnungen dabei ablegen, beschreibt ein eigener Beitrag.6
| Frist | Unterlagen |
|---|---|
| 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zu ihrem Verständnis nötig sind |
| 8 Jahre | Buchungsbelege, dazu Rechnungen nach § 14b UStG |
| 6 Jahre | Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien der abgesandten und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind |
| Lieferscheine | Ohne Belegfunktion nur bis zum Erhalt oder Versand der Rechnung |
| Fristbeginn | Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, bei Rechnungen das Jahr der Ausstellung |
| Fristende | Nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer mit offener Festsetzungsfrist gebraucht werden |
| Ausnahme | Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiter zehn Jahre auf |
Siehe auch
E-Rechnungen richtig archivierenWas ändert die E-Rechnung im digitalen Büro?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF zählt nicht dazu.78
Für das digitale Büro ist das ein Vorteil. Die Rechnungsdaten kommen als Datensatz an und müssen nicht mehr abgetippt werden. Nutzen lässt sich das aber erst, wenn Ihr Eingang die Datei erkennt, zuordnet und zur Freigabe weitergibt.
Für die Ablage gilt: Eingehende Unterlagen bewahren Sie in dem Format auf, in dem sie angekommen sind. Bei E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil. Den lesbaren Teil, etwa das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung, brauchen Sie nur, wenn er zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke.2
Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Elektronisch eingegangene Unterlagen dürfen Sie nicht ausschließlich ausgedruckt aufbewahren.1
Siehe auch
E-Rechnungen ohne Abtippen empfangenWelche Software brauchen Sie für das digitale Büro?
Weniger, als viele Anbieter nahelegen. Für die meisten kleinen Betriebe reichen die Kategorien aus der Tabelle, und oft ist ein Teil davon schon vorhanden. Wichtiger als die Zahl der Programme ist, dass sie Daten austauschen und jede Information ein führendes Programm hat.
Die genannten Programme sind Beispiele, keine Empfehlung. Die Finanzverwaltung bestätigt keine Software als ordnungsgemäß, Zertifikate von Dritten helfen nur bei der Auswahl. Eine einfache Ordnerablage auf dem Server schützt Belege nach den GoBD in der Regel erst mit zusätzlichen Maßnahmen vor unbemerkten Änderungen, etwa Sperren, Protokollen oder Zugriffsrechten.1
Kostenlose Werkzeuge reichen für den Anfang oft aus. Achten Sie aber auf Vertrag und Datenstandort, sobald Kunden- oder Mitarbeiterdaten hineingehen. Verarbeitet ein Anbieter diese Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.14
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| Kategorie | Aufgabe | Beispiele |
|---|---|---|
| Postfach, Kalender | E-Mails, Termine und Zuständigkeiten an einer Stelle bündeln | Microsoft 365 mit Outlook, Gmail |
| Buchhaltung | Belege erfassen, E-Rechnungen empfangen und senden, Buchungen vorbereiten | Lexware Office |
| Ablage | Dokumente geordnet, durchsuchbar und mit Zugriffsrechten speichern | Microsoft 365 oder ein Dokumentenmanagementsystem |
| Aufgaben | Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen für alle sichtbar machen | Asana, ClickUp, monday.com |
| Kundendaten | Kontakte, Anfragen und Angebote je Kunde zusammenführen | HubSpot, Pipedrive |
| Verbindung | Daten zwischen Programmen übertragen, ohne abzutippen | Zapier, Make, n8n |
Siehe auch
n8n, Make oder Zapier im VergleichWelche Nachteile hat ein papierloses Büro?
Es gibt sie, und sie lassen sich begrenzen. Die meisten entstehen, weil Ihr Betrieb stärker von Technik abhängt als vorher. Für personenbezogene Daten nennt die DSGVO die rasche Wiederherstellung nach einem Zwischenfall ausdrücklich als Schutzmaßnahme.14
Zu jedem Nachteil gehört eine Gegenmaßnahme:
- Abhängigkeit von Technik: Fallen Internet oder Server aus, steht die Arbeit. Legen Sie fest, wie Sie im Notfall weiterarbeiten und wer sich kümmert.
- Datenverlust: Ohne Sicherung gehen Unterlagen auf einen Schlag verloren. Sichern Sie regelmäßig und testen Sie, ob sich die Daten wiederherstellen lassen.
- Unbefugter Zugriff: Digitale Ablagen sind von überall erreichbar. Vergeben Sie Rechte nach Rollen und schützen Sie Konten mit einer zweiten Anmeldestufe.
- Aufwand am Anfang: Umstellung und Gewöhnung kosten Zeit. Führen Sie die Schritte nacheinander ein und beziehen Sie das Team früh ein.
- Beweiswert einzelner Originale: Manche Dokumente wirken auf Papier stärker. Legen Sie fest, welche Originale zusätzlich bleiben.
- Wechsel der Software: Unterlagen müssen über die ganze Frist lesbar bleiben. Achten Sie schon bei der Auswahl auf einen vollständigen Export.
Wie gehen Sie mit Verträgen und Unterschriften um?
Es kommt darauf an, welche Form das Gesetz für ein Dokument vorschreibt. Verlangt es die Schriftform, braucht die Urkunde eine eigenhändige Unterschrift. Elektronisch ersetzen lässt sich die Schriftform nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, und auch das nicht in jedem Fall.1011
Schreibt das Gesetz nur die Textform vor, genügt eine lesbare Erklärung mit dem Namen des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger. Das kann auch eine Datei sein, die der Empfänger speichern und unverändert wiedergeben kann.12
Für manche Erklärungen schließt das Gesetz die elektronische Form ganz aus. Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses braucht zum Beispiel eine eigenhändige Unterschrift, eine elektronische Signatur genügt nicht. Legen Sie solche Originale gesondert ab.13
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| Form | Was verlangt ist | Elektronisch möglich |
|---|---|---|
| Schriftform | Eigenhändige Unterschrift auf der Urkunde | Mit qualifizierter elektronischer Signatur, wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt |
| Textform | Lesbare Erklärung mit Namen des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger | Ja |
| Elektronische Form ausgeschlossen | Zum Beispiel Kündigung oder Auflösungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses | Nein, nur eigenhändig unterschrieben |
Was gilt beim Datenschutz im digitalen Büro?
Sobald Kunden- oder Mitarbeiterdaten in Cloud-Programmen liegen, verarbeitet der Anbieter sie in Ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag, kurz AVV. Er legt unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung fest.14
Art. 32 DSGVO verlangt außerdem technische und organisatorische Maßnahmen, die zum Risiko passen. Genannt sind etwa Verschlüsselung, die dauerhafte Sicherheit der Systeme und die rasche Wiederherstellung nach einem Zwischenfall. Dazu gehört ein Verfahren, das die Wirksamkeit dieser Maßnahmen regelmäßig bewertet.14
Vergeben Sie Zugriffsrechte nach Rollen. Die Buchhaltung braucht andere Ordner als der Vertrieb, und Personalunterlagen sehen nur wenige. Setzen Sie KI-Werkzeuge ein, kommen eigene Fragen zu Vertrag und Datenstandort hinzu.
Siehe auch
KI datenschutzkonform nutzenWoran erkennen Sie, dass die Digitalisierung wirkt?
An Werten, die Sie vor dem ersten Schritt festgehalten haben. Ohne Ausgangswert lässt sich später nur schätzen, ob sich etwas verbessert hat. Die Tabelle zeigt fünf Messgrößen, die für den Anfang reichen.
Messen Sie die aktive Zeit getrennt von der Wartezeit. Ein Vorgang, der lange auf eine Freigabe wartet, bindet in dieser Zeit keine Arbeit. Wer beides vermischt, setzt leicht an der falschen Stelle an.
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| Messgröße | Was Sie messen | Gutes Zeichen |
|---|---|---|
| Durchlaufzeit | Zeit vom Eingang eines Vorgangs bis zum Abschluss | Vorgänge bleiben seltener liegen |
| Aktive Zeit | Minuten, die Menschen tatsächlich an einem Vorgang arbeiten, ohne Wartezeit | Weniger Abtippen, Suchen und Weiterleiten |
| Suchzeit | Zeit, bis eine Unterlage gefunden ist | Unterlagen sind über die Suche auffindbar |
| Rückfragen | Nachfragen pro Woche, wo etwas liegt oder wer zuständig ist | Zuständigkeiten sind klar |
| Ausnahmen | Vorgänge pro Woche, die vom Standardweg abweichen | Ausnahmen sind benannt und landen bei einer Person |
Siehe auch
KPI-Dashboard aufbauenWelche Fehler bremsen die Digitalisierung im Büro?
Die meisten Fehler haben mit der Reihenfolge zu tun, seltener mit der Technik. Typisch sind diese fünf:
- Scannen ohne neuen Ablauf: Wer nur scannt, verlagert den Papierstapel auf den Bildschirm. Klären Sie zuerst, welchen Weg ein Vorgang nimmt.
- Zu viele Werkzeuge: Jedes Team wählt ein eigenes Programm, und am Ende tippt jemand Daten von einem ins andere. Legen Sie fest, welches Programm wofür führt.
- Niemand zuständig: Ohne verantwortliche Person veralten Ordnerplan und Regeln schnell. Benennen Sie für jeden Bereich jemanden, der pflegt.
- Alles auf einmal: Wer alle Bereiche gleichzeitig umstellt, überfordert das Team. Beginnen Sie mit den Vorgängen, die am meisten Zeit binden.
- Team zu spät gefragt: Wer täglich mit den Unterlagen arbeitet, kennt die Ausnahmen. Holen Sie diese Personen vor der Auswahl der Software dazu.
Wie unterstützen wir bei AK?
Bei AK arbeiten wir nach dem Prinzip AI First: Wiederkehrende Aufgaben sehen wir uns zuerst daraufhin an, ob eine sichere technische Übernahme möglich ist. Der Mensch bleibt dort, wo Urteil, Verantwortung oder eine bewusste Freigabe nötig ist.
Am Anfang steht die Messung. Wir machen sichtbar, welche wiederkehrenden Vorgänge in Ihrem Büro Zeit binden, und verstehen den konkreten Ablauf. Danach verbinden oder automatisieren wir die Standardfälle und machen Ausnahmen sichtbar.
Gebaut wird möglichst in den Programmen, die Sie schon nutzen. Das kostenfreie Zeitfresser-Profil gibt eine erste Einordnung, im Potenzialgespräch besprechen wir Ihren nächsten Schritt.
Quellen und Stand
Stand: 4. Oktober 2026. Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung zur Digitalisierung von Büroabläufen in Deutschland. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Genannte Programme sind Beispiele, keine Empfehlung.
- 1BMF-Schreiben vom 28.11.2019: GoBD (neuer Tab)
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (BStBl I S. 1269), Text des Schreibens als PDF bei der IHK München. Verwendet Rz. 110, 119, 130, 136 bis 140, 154 und 179 bis 181. Die Änderung vom 11.03.2024 betrifft davon nur den Absatz zum Ausland in Rz. 136. Abgerufen am 04.10.2026.
- 2BMF-Schreiben vom 14.07.2025: GoBD, 2. Änderung (neuer Tab)
Neufassung von Rz. 131: Eingänge im empfangenen Format aufbewahren, Ergebnisse der Texterkennung nach Kontrolle ebenfalls. Bei E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil, der lesbare Teil nur bei zusätzlichen steuerlich wichtigen Angaben. Anzuwenden ab 14.07.2025. Abgerufen am 04.10.2026.
- 3§ 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (neuer Tab)
Absatz 1: aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Absatz 2: Aufbewahrung als Bild oder Datei, ausgenommen Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz. Absatz 3: zehn, acht und sechs Jahre, Lieferscheine, Ablaufhemmung. Absatz 4: Fristbeginn am Schluss des Kalenderjahres. Abgerufen am 04.10.2026.
- 4§ 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen (neuer Tab)
Absatz 3: Aufbewahrung als Bild oder Datei, ausgenommen Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse. Absatz 4: Fristen und abweichende Frist für Kredit- und Wertpapierinstitute und Versicherer. Abgerufen am 04.10.2026.
- 5Art. 97 § 19a EGAO: Übergangsregel zu § 147 AO (neuer Tab)
Absatz 2: Die Fassung ab dem 01.01.2025 gilt für alle Unterlagen, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Absatz 3: Für Kredit- und Wertpapierinstitute und Versicherer gilt die bisherige Fassung. Abgerufen am 04.10.2026.
- 6§ 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen (neuer Tab)
Absatz 1: Rechnungen acht Jahre aufbewahren, Fristbeginn mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung. Abgerufen am 04.10.2026.
- 7BMF: FAQ zur E-Rechnung (neuer Tab)
Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026 (Seite vom 23.03.2026). Inländische Unternehmen müssen seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können.
- 8§ 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (neuer Tab)
Absatz 1: Definition der E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Ist eine E-Rechnung Pflicht, braucht ihre Übermittlung keine Zustimmung des Empfängers. Abgerufen am 04.10.2026.
- 9BSI: TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) (neuer Tab)
Technische Richtlinie als praxisorientierter Handlungsleitfaden für den Scanprozess, ohne Pflicht zur Zertifizierung. Aktuelle Version 1.5, Stand 12/2024. Abgerufen am 04.10.2026.
- 10§ 126 BGB: Schriftform (neuer Tab)
Absatz 1: eigenhändige Namensunterschrift. Absatz 3: Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt. Abgerufen am 04.10.2026.
- 11§ 126a BGB: Elektronische Form (neuer Tab)
Ersatz der Schriftform durch ein elektronisches Dokument mit Namen und qualifizierter elektronischer Signatur des Ausstellers. Abgerufen am 04.10.2026.
- 12§ 126b BGB: Textform (neuer Tab)
Lesbare Erklärung mit Nennung des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger. Abgerufen am 04.10.2026.
- 13§ 623 BGB: Schriftform der Kündigung (neuer Tab)
Kündigung und Auflösungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses brauchen die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Abgerufen am 04.10.2026.
- 14DSGVO: Artikel 28 und 32 (neuer Tab)
Art. 28: Auftragsverarbeitung auf Grundlage eines Vertrags. Art. 32: Sicherheit der Verarbeitung, unter anderem Verschlüsselung, Verfügbarkeit und rasche Wiederherstellung nach einem Zwischenfall. Abgerufen am 04.10.2026.