E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Wer ab wann betroffen ist

1Für wen gilt die E-Rechnungspflicht ab 2027?

Die E-Rechnungspflicht ab 2027 betrifft Rechnungen zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Inländisch ist ein Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Aussteller mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr diese Rechnungen als E-Rechnung schicken.126

Für alle anderen läuft die Übergangszeit bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für jede erfasste Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen. Eine Verschiebung ist nicht beschlossen, der Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG ist am 4. Oktober 2026 unverändert.1

Den Empfang regelt das Gesetz getrennt. E-Rechnungen annehmen müssen inländische Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025, und zwar ohne Übergangsfrist. Wie Sie den Eingang ordnen, zeigt unser Beitrag zum Empfang.6

2Was zählt zur Grenze von 800.000 Euro?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für Leistungen im Jahr 2027 zählt also Ihr Umsatz aus 2026. Gemeint ist die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Verkäufe von Anlagevermögen rechnen Sie nicht mit.13

Drei Fälle werden leicht übersehen. In einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt der Umsatz des gesamten Organkreises. Stellt Ihr Kunde Ihnen eine Gutschrift aus, kommt es auf seinen Gesamtumsatz an. Rechnet ein Dienstleister in Ihrem Auftrag ab, zählt Ihr Umsatz als Auftraggeber.8

Liegt Ihr Betrieb knapp unter der Grenze, steht die Zahl für 2026 erst nach dem Jahresende fest. Bereiten Sie den Versand deshalb so vor, als läge Ihr Umsatz darüber. Dann trifft Sie ein starkes Dezembergeschäft im Januar nicht unvorbereitet.

3Zählt das Datum der Leistung oder das Datum der Rechnung?

Es kommt auf beides an. Die Übergangsregeln knüpfen an das Jahr der Leistung an und setzen zugleich eine Frist für die Rechnung. Für Leistungen bis Ende 2026 dürfen Sie Papier oder mit Zustimmung ein PDF nutzen, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Die Regel für kleinere Betriebe erfasst erst Leistungen ab dem 1. Januar 2027.18

Daraus ergibt sich nach unserer Lesart eine Lücke am Jahreswechsel. Wird eine Leistung im Dezember 2026 erbracht und erst im Januar 2027 abgerechnet, passt nach dem Wortlaut keine der beiden Übergangsregeln. Das träfe auch Betriebe unter der Umsatzgrenze. Die FAQ des Bundesfinanzministeriums und seine Schreiben zur E-Rechnung gehen auf diesen Fall nicht gesondert ein.168

Diese Folgerung ist unsere Einordnung des Gesetzestextes, keine bestätigte Auslegung der Finanzverwaltung. Rechnen Sie Dezember-Leistungen deshalb möglichst noch im Dezember ab oder schicken Sie gleich eine E-Rechnung. Größere Fälle am Jahreswechsel klären Sie vorab mit Ihrer Steuerberatung.

4Was ändert sich am 1. Januar 2028?

Mit dem 1. Januar 2028 enden alle Übergangsregeln, auch die für EDI-Verfahren. Ab dann brauchen alle erfassten Rechnungen an inländische Unternehmen das E-Rechnungsformat, unabhängig von der Größe des Ausstellers. Papier und PDF bleiben nur dort zulässig, wo eine dauerhafte Ausnahme greift.16

Wer heute per EDI abrechnet, muss deshalb nicht zwingend umstellen. Ein vereinbartes Format genügt auch nach 2027, wenn sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach der europäischen Norm überführen lassen. Klären Sie das mit Ihrem EDI-Dienstleister, bevor die Übergangsfrist endet.26

5Welche Rechnungen sind dauerhaft ausgenommen?

Die Pflicht greift nur, wenn das Umsatzsteuerrecht überhaupt eine Rechnung verlangt. Rechnungen an Privatkunden und viele steuerfreie Umsätze, etwa Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietung, fallen deshalb heraus. Für weitere Fälle erlaubt das Gesetz dauerhaft eine sonstige Rechnung, also Papier oder ein PDF mit Zustimmung des Empfängers.26

Barzahlung ändert daran nichts. Kauft ein Betrieb im Baumarkt für mehr als 250 € Material, muss der Baumarkt nach Ende der Übergangszeit eine E-Rechnung ausstellen. Gleiches gilt für das Restaurant beim Geschäftsessen. Das BMF schlägt vor, vor Ort einen Kassenbeleg auszugeben und ihn später durch eine E-Rechnung zu berichtigen.6

6Was gilt für Kleinunternehmer bei der E-Rechnung?

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schreiben, weder 2027 noch danach. Ihre Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung gehen, also auf Papier oder mit Zustimmung als PDF. Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.35

Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen, und zwar seit 2025. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, gelten ab diesem Zeitpunkt die allgemeinen Regeln mit ihren Übergangsfristen. Bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen Sie dann für Leistungen aus 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen.16

7Welche Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die Software ohne Abtippen auslesen kann. In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Beide folgen der europäischen Norm EN 16931.26

Andere Formate sind erlaubt, wenn Sie sie mit dem Kunden vereinbaren und alle Pflichtangaben vollständig ausgelesen werden können. So bleiben auch EDI-Verfahren wie EDIFACT nutzbar. Ein einfaches PDF zählt dagegen als sonstige Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.26

Alle Pflichtangaben gehören in den strukturierten Teil. Ein Verweis auf eine angehängte PDF-Datei genügt dafür nicht, ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise dürfen aber als Anhang mitgehen. Bei ZUGFeRD gilt: Weichen Bild und Daten voneinander ab, zählen die Daten.67

8Brauchen Sie die Zustimmung Ihrer Kunden?

Für eine E-Rechnung an ein inländisches Unternehmen nicht. Ihr Kunde muss sie annehmen können, das verlangt das Gesetz seit 2025. Lehnt er sie ab oder kann er sie nicht empfangen, steht ihm kein Ersatz auf Papier oder als PDF zu. Sie haben Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten erfüllt, wenn Sie die E-Rechnung ausgestellt haben und nachweisen können, dass Sie sich um die Zustellung bemüht haben.27

Anders bei PDF und anderen elektronischen Formaten, die keine E-Rechnung sind. Dafür brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers, solange diese Formate noch erlaubt sind. Eine besondere Form ist nicht nötig, eine Regelung in den AGB oder eine stillschweigende Annahme reicht. Papier dürfen Sie in den Übergangszeiten ohne Zustimmung schicken.267

9Was gilt für Anzahlungen, Gutschriften und Berichtigungen?

Für einige Rechnungsarten gelten eigene Regeln. Sie bestimmen oft, ob eine Rechnung am Jahreswechsel noch auf Papier gehen darf. Die Fundstellen sind Frage 7b der BMF-FAQ und die beiden BMF-Schreiben zur E-Rechnung.678

• Anzahlungen: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Ihrem Stichtag erteilt werden, müssen keine E-Rechnung sein. Das gilt auch, wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen.
• Endrechnung: Die Absetzung der Anzahlungen darf in einem unstrukturierten Anhang stehen, wenn der strukturierte Teil darauf verweist. Das BMF lässt das auch über 2027 hinaus zu.
• Gutschriften: Rechnet Ihr Kunde per Gutschrift ab, gilt die E-Rechnungspflicht genauso. Für die Umsatzgrenze zählt dann sein Umsatz.
• Berichtigungen: Eine E-Rechnung berichtigen Sie wieder mit einer E-Rechnung. In den Übergangszeiten geht das auch ohne E-Rechnung.
• Sammelrechnungen: Sie dürfen den Kalendermonat als Leistungszeitpunkt angeben und mehrere Leistungen in einer E-Rechnung bündeln.
• Dauerrechnungen: Wurde eine Dauerrechnung, etwa ein Mietvertrag, zulässig als sonstige Rechnung erteilt, brauchen Sie keine zusätzliche E-Rechnung, solange sich die Angaben nicht ändern.
• Sonderregeln: Auch Rechnungen über Umsätze nach § 13b UStG, über Reiseleistungen oder mit Differenzbesteuerung fallen unter die Pflicht.

10Was passiert bei fehlerhaften E-Rechnungen?

Das BMF unterscheidet seit Oktober 2025 drei Fehlerarten. Ein Formatfehler macht aus der Datei eine sonstige Rechnung. Wo eine E-Rechnung Pflicht ist, fehlt Ihrem Kunden dann die ordnungsgemäße Rechnung.7

Eine Validierung zeigt Format- und Geschäftsregelfehler vor dem Versand. Das BMF empfiehlt sie schon beim Erstellen, für den Vorsteuerabzug ist sie aber nicht vorgeschrieben. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Anwendung dürfen Sie sich verlassen, den Bericht heben Sie am besten auf.67

Inhaltliche Fehler findet eine Validierung nicht immer, etwa einen falschen Steuersatz. Kontrollieren Sie deshalb die Stammdaten in Ihrem Rechnungsprogramm, bevor die ersten Pflichtrechnungen rausgehen.7

11Was droht, wenn Sie keine E-Rechnung ausstellen?

Die Folge trifft zuerst Ihren Kunden. Eine sonstige Rechnung gilt dort, wo eine E-Rechnung Pflicht ist, als nicht ordnungsgemäß und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Rechnen Sie damit, dass Kunden eine E-Rechnung nachfordern.7

Sie können die Rechnung durch eine E-Rechnung berichtigen, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Diese Berichtigung wirkt zurück. Ohne Berichtigung erkennt das Finanzamt den Vorsteuerabzug nur unter strengen Voraussetzungen an.78

Für beide Seiten gibt es Schutzregeln. Beim Kunden wird der Vorsteuerabzug nicht beanstandet, wenn er annehmen durfte, dass Sie eine Übergangsregel nutzen konnten. Bei Ihnen wird ein Verstoß nicht beanstandet, wenn Sie nicht erkennen konnten, dass ein Unternehmen für sein Unternehmen bestellt hat.78

12Was gilt bei Rechnungen an Behörden?

Rechnungen an Behörden folgen eigenen Vorschriften. Für Aufträge des Bundes gilt die E-Rechnungsverordnung, die elektronische Rechnungen seit dem 27. November 2020 verlangt. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 € ohne Umsatzsteuer. Die Länder regeln ihre Pflichten selbst.69

Beide Regelwerke gelten nebeneinander, ohne Rangfolge. Beim Bund ist die XRechnung der Standard, andere Formate wie ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG sind möglich. Eine Leitweg-ID brauchen Sie nur für Rechnungen an Behörden, zwischen Unternehmen genügt im entsprechenden Feld ein Platzhalter.69

13Wie bereiten Sie die E-Rechnungspflicht 2027 bis Januar vor?

Die Liste ordnet die Aufgaben so, dass jede auf der vorigen aufbaut. Planen Sie für Test und Korrekturen einige Wochen ein. Die Aufbewahrung von acht Jahren für den strukturierten Teil steht in Frage 13 der BMF-FAQ.6

• Umsatz einschätzen: Schätzen Sie den Gesamtumsatz 2026 und klären Sie, ob eine Organschaft besteht. Liegt er nahe an 800.000 €, planen Sie mit der Pflicht.
• Programm testen: Erzeugen Sie eine Testrechnung als XRechnung oder ZUGFeRD und lassen Sie die Datei validieren. Klären Sie mit dem Anbieter, welche Formate Ihr Programm ausgibt.
• Empfangswege sammeln: Fragen Sie Ihre Kunden, an welche Adresse oder über welchen Weg E-Rechnungen gehen sollen, und hinterlegen Sie das in den Stammdaten.
• Dezember planen: Rechnen Sie Leistungen aus dem Dezember 2026 möglichst noch im Dezember ab oder gleich als E-Rechnung.
• Kunden informieren: Kündigen Sie den Wechsel an und sagen Sie, in welchem Format die Rechnungen ab Januar kommen.
• Ablage klären: Bewahren Sie den strukturierten Teil jeder E-Rechnung acht Jahre unverändert auf. Ein Ausdruck reicht dafür nicht.
• Empfang mitdenken: Wenn Sie den Ausgang umstellen, ordnen Sie den Eingang gleich mit.

14Was kommt nach 2028?

Die E-Rechnung bereitet ein Meldesystem vor, über das bestimmte Rechnungsdaten zeitnah an die Finanzverwaltung gehen sollen. Einen Gesetzentwurf dafür gibt es noch nicht, die Bundesregierung will ihn zu gegebener Zeit vorlegen. Das BMF kündigt an, die heutigen Regeln dann an das Meldesystem anzupassen, soweit nötig.6

Auf EU-Ebene ist der nächste Schritt beschlossen. Die Richtlinie (EU) 2025/516 führt ab dem 1. Juli 2030 digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen in der EU ein. Grundlage ist auch dort die elektronische Rechnung nach der europäischen Norm. Für Ihre Rechnungen im Inland ändert sich dadurch heute nichts.10

15Wie wird aus der Pflicht ein Ablauf ohne Handarbeit?

Die Pflicht lässt sich mit einem neuen Exportknopf erfüllen. Mehr Zeit gewinnen Sie, wenn die Rechnung aus dem Auftrag entsteht, vor dem Versand validiert wird und das Original automatisch in der Ablage landet. Der Zahlungseingang wird dann mit der offenen Rechnung abgeglichen, Abweichungen gehen an eine zuständige Person.

Bei AK arbeiten wir nach dem Prinzip AI First: Wiederkehrende Aufgaben prüfen wir zuerst auf eine sichere technische Übernahme. Der Mensch bleibt dort, wo Urteil, Verantwortung oder eine Freigabe nötig sind. Wir messen zuerst, wie viel aktive Zeit Ihre Rechnungsstellung heute bindet, und verbinden dann vorhandene Programme, statt alles auszutauschen.

AQuellen und Stand

Stand: 4. Oktober 2026. Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung zur Ausstellung von E-Rechnungen in Deutschland. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

1. 1
   § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregelungen (neuer Tab)

   Nummer 1: sonstige Rechnung für Leistungen aus 2025 und 2026, übermittelt bis 31.12.2026. Nummer 2: für Leistungen aus 2027 bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. Nummer 3: EDI mit Zustimmung für Leistungen aus 2027. Abgerufen am 04.10.2026, Wortlaut unverändert.

2. 2
   § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (neuer Tab)

   Absatz 1 Sätze 3 bis 6: E-Rechnung, sonstige Rechnung, Zustimmung und Formate. Absatz 2 Satz 2 Nummer 1: Pflicht, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind, keine Rechnungspflicht für Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29. Abgerufen am 04.10.2026.

3. 3
   § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer (neuer Tab)

   Absatz 1: Grenzen von 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Absatz 2: Definition des Gesamtumsatzes. Abgerufen am 04.10.2026.

4. 4
   § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge (neuer Tab)

   Rechnungen bis 250 € Gesamtbetrag dürfen nach Satz 4 immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Abgerufen am 04.10.2026.

5. 5
   § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern (neuer Tab)

   Rechnungen über steuerfreie Kleinunternehmerumsätze dürfen nach Satz 4 immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Abgerufen am 04.10.2026.

6. 6
   BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (neuer Tab)

   Stand März 2026, veröffentlicht am 23.03.2026. Verwendet wurden die Fragen 1, 3, 4, 4a, 6, 7, 7a, 7b, 10, 11, 12, 12a und 13. Abgerufen am 04.10.2026.

7. 7
   BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung (neuer Tab)

   Ändert einzelne Randnummern des Schreibens vom 15.10.2024, das daneben fortgilt, und passt den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an. Verwendet: Randnummern 6a, 6b, 17, 22, 35 und 35a, Abschnitt 14.1 Absatz 4 bis 7, 19 und 20 sowie Abschnitt 15.2a Absatz 1, 1a und 7 UStAE. Abgerufen am 04.10.2026.

8. 8
   BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur E-Rechnung (BStBl I S. 1320) (neuer Tab)

   Gilt in der durch das Schreiben vom 15.10.2025 geänderten Fassung fort. Verwendet: Randnummern 57, 59, 63 und 64 zu Rückwirkung der Berichtigung, Schutz des Empfängers, Übergang 2026 sowie Organkreis, Gutschrift und Rechnung durch Dritte. Diese Randnummern hat das Schreiben von 2025 nicht geändert. Beim BMF unter der ursprünglichen Adresse am 04.10.2026 nicht abrufbar, verlinkt ist die archivierte Originaldatei (Internet Archive, 08.10.2025).

9. 9
   E-Rechnung Bund: Häufige Fragen (neuer Tab)

   Pflicht gegenüber dem Bund seit 27.11.2020 nach der E-Rechnungsverordnung, Ausnahme für Direktaufträge bis 1.000 € ohne Umsatzsteuer, XRechnung als Standard, ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG möglich, eigene Regeln der Länder. Abgerufen am 04.10.2026.

10. 10
    Richtlinie (EU) 2025/516 (VAT in the Digital Age, ViDA) (neuer Tab)

    Richtlinie des Rates vom 11.03.2025, veröffentlicht am 25.03.2025. Artikel 5: Änderungen mit Wirkung vom 1. Juli 2030, darunter digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze. Abgerufen am 04.10.2026.