Unterschied XRechnung und ZUGFeRD: einfach erklärt (2026)

1Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT, betreibt ihn im Auftrag des IT-Planungsrats. Fachlich ist XRechnung die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte CIUS.23

Eine XRechnung besteht nur aus Daten. Die Datei ist in XML geschrieben, wahlweise in der Syntax UBL oder CII. Für das menschliche Auge ist sie ohne Viewer kaum lesbar. Dafür kann eine Software jedes Feld direkt übernehmen.27

Gültig ist Version 3.0, aktuell in der Spezifikation 3.0.2. Im Sommer 2026 gab es kein neues verbindliches Release, deshalb bleibt diese Version länger in Kraft. Die Vorversion von XRechnung 4.0 liegt seit September 2026 vor.2

2Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Das Format ist kostenfrei verfügbar.48

Das ZUGFeRD-Format ist hybrid. Sie erhalten ein PDF im Archivstandard PDF/A-3, in das ein XML-Datensatz in der Syntax CII eingebettet ist. Ein Mensch liest das PDF, eine Software liest die Daten. Einsetzen lässt sich ZUGFeRD zwischen Unternehmen, gegenüber Behörden und gegenüber Verbrauchern.47

Deutschland und Frankreich haben das Format gemeinsam definiert. ZUGFeRD ab Version 2.0 und das französische Factur-X sind inhaltlich identisch. Schickt Ihnen ein Lieferant eine Factur-X-Rechnung, verarbeiten Sie also dasselbe Format.6

3Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt im Aufbau der Datei. Beide beruhen auf der EN 16931 und transportieren dieselben Pflichtangaben. Die XRechnung liefert nur Daten. ZUGFeRD liefert Daten und ein lesbares PDF in einer Datei.247

Im Alltag merken Sie das sofort. Eine XRechnung öffnen Sie mit einem Viewer, eine ZUGFeRD-Rechnung mit jedem PDF-Programm. Beim Versand an die Bundesverwaltung ist XRechnung der Standard. Für ZUGFeRD nennt der Bund das Profil XRECHNUNG, angenommen wird es dort nur als reine XML-Datei ohne Sichtformat.19

Die Tabelle stellt beide Formate gegenüber. Die letzte Zeile zeigt an einem fiktiven Beispiel, wie dieselbe Rechnung im Postfach ankommt.

4Welche ZUGFeRD-Profile gelten als E-Rechnung?

ZUGFeRD kennt fünf Datenprofile und ein Referenzprofil. Die Profile legen fest, wie viele Angaben der Datensatz enthält. Sie reichen von wenigen Kopfdaten bis zu ausführlichen Angaben je Rechnungsposition.5

Als E-Rechnung zählen nur die Profile ab BASIC. MINIMUM und BASIC-WL enthalten keine vollständigen Rechnungspositionen und dienen als Buchungshilfe. Eine Datei in diesen Profilen erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.157

FeRD unterscheidet zusätzlich beim Empfang. Rechnungen in den Profilen EN 16931 und XRECHNUNG muss der Käufer annehmen und verarbeiten. Für BASIC und EXTENDED nennt FeRD eine Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern. Für Ihre Ausgangsrechnungen ist das Profil EN 16931 deshalb die naheliegende Wahl.5

5Was gilt, wenn PDF und XML nicht übereinstimmen?

Bei ZUGFeRD kann das PDF etwas anderes zeigen als der Datensatz. Für diesen Fall ist die Regel klar: Der strukturierte Teil ist führend. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gelten die Daten.167

Das wirkt sich auf den Vorsteuerabzug aus. Er ist nur aus dem strukturierten Teil möglich. Enthält das PDF abweichende Pflichtangaben, etwa einen anderen Steuerbetrag, kann es als weitere Rechnung gelten. Dann stellt sich die Frage einer zusätzlich geschuldeten Steuer nach § 14c UStG.7

Kleine technisch bedingte Abweichungen beanstandet die Finanzverwaltung nicht. Dazu zählen Rundungsdifferenzen oder eine für die Darstellung verkürzte Leistungsbeschreibung. Lassen Sie sich trotzdem bei jeder ZUGFeRD-Rechnung die XML-Daten anzeigen, statt nur das PDF zu lesen.7

6Welches Format brauchen Sie im B2B?

Welches zulässige Format Sie verwenden, regeln Sie mit Ihrem Geschäftspartner. Das Steuerrecht überlässt diese Frage dem Vertrag. Für eine E-Rechnung an ein inländisches Unternehmen brauchen Sie keine Zustimmung, der Empfänger muss den Empfang technisch ermöglichen.7

Formate nach der EN 16931 sind immer zulässig. Ihr Rechnungseingang sollte deshalb XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten können. Ohne besondere Absprache müssen Sie mit beiden rechnen.17

Für Ihre Ausgangsrechnungen hängt die Wahl an Ihren Kunden. ZUGFeRD passt, wenn einige Empfänger noch ein lesbares Dokument erwarten. XRechnung passt, wenn Kunden XML direkt verarbeiten oder ausdrücklich verlangen. Ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, steht im Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

7Welches Format verlangen Behörden?

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung der Standard. Andere Formate sind zulässig, wenn sie der EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Eingangsplattformen entsprechen.9

ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG erfüllt diese Anforderungen laut der Bundesverwaltung, aber nur als reine XML-Datei ohne Sichtformat. Ein PDF mit eingebetteten Daten nimmt die Plattform in diesem Fall nicht an. Ein einfaches PDF gilt für den Bund nicht als E-Rechnung.9

Pflicht ist die Leitweg-ID im Feld BT-10, der Käuferreferenz. Sie leitet die Rechnung an die zuständige Stelle der Behörde weiter. Zwischen Unternehmen brauchen Sie diese ID in der Regel nicht.19

Länder und Kommunen setzen die EU-Vorgaben in eigener Zuständigkeit um. Fragen Sie deshalb bei Landesbehörden und Kommunen nach Format, Plattform und Leitweg-ID.9

8Ist ZUGFeRD oder XRechnung besser für Sie?

Keins der beiden Formate ist für alle besser. Es kommt darauf an, wer Ihre Rechnungen empfängt und was Ihre Software kann. Die Tabelle ordnet typische Situationen ein.

Sie ist eine redaktionelle Orientierung aus den Regeln der vorigen Kapitel. Steht in einem Vertrag oder einer Ausschreibung ein bestimmtes Format, gilt dieses.79

9Was muss Ihre Rechnungssoftware können?

Bevor Sie Kunden ein Format zusagen, sehen Sie sich Ihr Rechnungsprogramm an diesen Punkten an. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen will, braucht dafür kein eigenes Programm. Die Funktion steckt in der Rechnungssoftware, die Profil und Validierung beherrschen muss.4

Das Bundesfinanzministerium empfiehlt, E-Rechnungen schon bei Erstellung und Versand zu validieren. Den Validierungsbericht aufzubewahren, bietet sich als Nachweis an.17

• Erzeugen: XRechnung und ZUGFeRD ausgeben, bei ZUGFeRD mit wählbarem Profil, mindestens EN 16931.
• Validieren: Jede Rechnung vor dem Versand gegen Format und Geschäftsregeln testen und den Bericht speichern.
• Lesen: Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien öffnen und die XML-Daten anzeigen, nicht nur das PDF.
• Übernehmen: Rechnungsdaten an Freigabe und Buchhaltung übergeben, ohne dass jemand abtippt.
• Ablegen: Das Original-XML unverändert im empfangenen Format speichern.
• Melden: Bei ungültigen Dateien eine klare Fehlermeldung zeigen, statt die Rechnung still liegen zu lassen.
• Leitweg-ID: Das Feld BT-10 befüllen, wenn Sie an Behörden liefern.

10Woran erkennen Sie eine gültige E-Rechnung?

Ob eine Datei eine gültige E-Rechnung ist, zeigt eine Validierung. Sie testet die Datei gegen die Syntax und gegen die Geschäftsregeln des Formats. Für XRechnung stellt die KoSIT ein Prüfmodul und eine Komponente zur Anzeige als Open Source bereit.237

Die Finanzverwaltung unterscheidet drei Fehlerarten mit unterschiedlichen Folgen. Am schwersten wiegt ein Formatfehler: Dann liegt umsatzsteuerlich nur eine sonstige Rechnung vor. Eine fehlende Käuferreferenz im Feld BT-10 bleibt im B2B dagegen ohne steuerliche Folge.7

Eine bestandene Validierung ersetzt Ihre Rechnungskontrolle nicht. Ein falscher Steuersatz kann formal korrekt aussehen. Ob Leistung, Menge und Preis stimmen, entscheidet weiterhin ein Mensch.7

11Wie lesen Sie eine XRechnung ohne Spezialsoftware?

Für eine XRechnung brauchen Sie einen Viewer, der die XML-Daten als Rechnung darstellt. Am Markt gibt es laut Bundesfinanzministerium viele kostenfreie Angebote. Zusätzlich zeigt der E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD lesbar an.1

Bei ZUGFeRD sehen Sie im PDF-Programm nur den Bildteil. Ob die eingebetteten Daten dazu passen, zeigt erst ein Viewer, der das XML ausliest. Für einzelne Rechnungen genügt das.17

Ein Viewer zeigt an, mehr nicht. Er organisiert weder Freigabe noch Zuordnung oder Ablage. Wie daraus ein Ablauf ohne Abtippen wird, beschreiben wir im Beitrag zum Empfang von E-Rechnungen.

12Was ist mit EDI und anderen Formaten?

Neben XRechnung und ZUGFeRD sind weitere Formate zulässig. Jedes europäische Format nach der EN 16931 erfüllt die Anforderungen, auch wenn es aus einem anderen EU-Land stammt.710

Mit Ihrem Geschäftspartner können Sie außerdem ein eigenes Format vereinbaren, etwa im EDI-Verfahren. Voraussetzung ist, dass sich alle Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach der EN 16931 übertragen lassen. EDI-Verfahren, die das nicht leisten, sind mit Zustimmung des Empfängers nur noch für Umsätze bis Ende 2027 erlaubt.71012

Tauschen Sie heute Rechnungen per EDI mit großen Kunden aus, klären Sie früh, ob Ihr Format diese Übertragung leistet. Sonst steht für Umsätze ab 2028 eine Umstellung an.

13Wie bewahren Sie XRechnung und ZUGFeRD auf?

Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Das gilt für die XRechnung genauso wie für das XML in einer ZUGFeRD-Datei.1711

Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich wichtige Angaben enthält, die im XML fehlen. Ein Beispiel sind Buchungsvermerke. Das XML darf nicht durch eine Umwandlung verloren gehen, etwa in ein Bildformat wie TIFF.8

Bewahren Sie Eingänge im empfangenen Format auf. Eine PDF-Ansicht der XRechnung können Sie zusätzlich ablegen, das Original ersetzt sie nicht. Wie Sie das Archiv aufbauen, beschreibt unser Beitrag zur Archivierung.8

14Was kostet ZUGFeRD oder XRechnung?

Die Standards selbst kosten nichts. Die KoSIT stellt XRechnung mit allen technischen Bestandteilen kostenfrei bereit, FeRD das ZUGFeRD-Format ebenso. ZUGFeRD beschreibt laut FeRD die Struktur der Daten, ein Programm zum Erstellen von Rechnungen gehört nicht dazu.34

Kosten entstehen durch die Software, mit der Sie Rechnungen erstellen, empfangen und weiterverarbeiten. Dazu kommen Einrichtung, Anbindung an die Buchhaltung und die Pflege bei neuen Versionen. Fragen Sie Ihren Anbieter, welche Formate und Profile Ihr Programm abdeckt und ob eine Validierung enthalten ist.

15Wie verarbeiten Sie beide Formate automatisch?

Beide Formate sind dafür gemacht, dass niemand mehr abtippt. Im Eingang übernimmt ein Ablauf die Felder aus dem XML, kontrolliert Format und Rechenlogik, ordnet die Rechnung zu und legt sie zur Freigabe vor. Das Original wandert unverändert ins Archiv.

Im Ausgang entsteht die Rechnung aus dem Auftrag, wird validiert und geht im vereinbarten Format an den Kunden. Bei Abweichungen entscheidet ein Mensch, etwa wenn Bestellung und Rechnung nicht zusammenpassen.

Bei AK arbeiten wir nach dem Prinzip AI First: Wiederkehrende Aufgaben bewerten wir zuerst darauf, ob eine Software sie sicher übernehmen kann. Der Mensch bleibt dort, wo Urteil, Verantwortung oder eine Freigabe nötig sind. Beim Rechnungsablauf heißt das: Standardfälle laufen durch, Ausnahmen landen sichtbar bei der zuständigen Person.

AQuellen und Stand

Stand: 4. Oktober 2026. Versionsangaben nach KoSIT und FeRD, wir aktualisieren sie vierteljährlich. Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung zu E-Rechnungsformaten in Deutschland und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

1. 1
   BMF: FAQ zur E-Rechnung (neuer Tab)

   Stand März 2026. Frage 6 (Leitweg-ID nur gegenüber Behörden), Frage 7 (XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 ohne MINIMUM und BASIC-WL, Validierung empfohlen), Frage 8 (Empfang), Frage 12a (Viewer, ELSTER, strukturierter Teil führend), Frage 13 (Aufbewahrung). Abgerufen am 04.10.2026.

2. 2
   KoSIT: Standard XRechnung (neuer Tab)

   Version 3.0 seit 01.02.2024, Spezifikation 3.0.2, kein normatives Release im Sommer 2026, Geltung mindestens bis 31.07.2027, Vorversion 4.0 seit September 2026. Syntaxen UBL und CII, Betrieb im Auftrag des IT-Planungsrats, Validator und Visualisierung als Open Source. Abgerufen am 04.10.2026.

3. 3
   KoSIT: Häufige Fragen zur XRechnung (neuer Tab)

   XRechnung als deutsche CIUS der EN 16931, kostenfreie Bereitstellung des Standards mit allen technischen Bestandteilen, öffentliches Prüfmodul. Abgerufen am 04.10.2026.

4. 4
   FeRD: ZUGFeRD / Factur-X (neuer Tab)

   Kostenfrei verfügbares Datenformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland mit Unterstützung des BMWE. Grundlage EN 16931, ab Version 2.0 CII und PDF/A-3, Einsatz B2B, B2G und B2C, keine Anwendungssoftware. Aktuell ZUGFeRD 2.5.2 vom 04.08.2026. Abgerufen am 04.10.2026.

5. 5
   FeRD: ZUGFeRD-FAQ (neuer Tab)

   Stand 07.09.2026. Fünf Datenprofile und Referenzprofil XRECHNUNG (ab 2.1.1, nur CII), Einordnung je Profil nach UStG und beim Empfang durch den Käufer. Abgerufen am 04.10.2026.

6. 6
   FeRD: Technisches zur E-Rechnung (neuer Tab)

   ZUGFeRD 2.0 und Factur-X sind inhaltlich identisch, in der Hybridrechnung hat der XML-Anteil Vorrang. Abgerufen am 04.10.2026.

7. 7
   BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung (neuer Tab)

   Rn. 6a, 6b, 24, 35a und 60 sowie UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 3 und 12 bis 15, 14.4 Abs. 3, 14b.1 Abs. 1 und 14c.1 Abs. 4a: Formate, Validierung, Fehlerarten, Vorrang des strukturierten Teils, Aufbewahrung. Abgerufen am 04.10.2026.

8. 8
   BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025: GoBD, 2. Änderung (neuer Tab)

   Rz. 119 und 131: Bei E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil, der PDF-Teil nur bei zusätzlichen steuerlich relevanten Angaben. Rz. 125, Beispiel 10: Abkürzung ZUGFeRD, keine Löschung des XML durch Formatumwandlung. Anzuwenden seit 14.07.2025. Abgerufen am 04.10.2026.

9. 9
   E-Rechnung Bund: Häufig gestellte Fragen (neuer Tab)

   XRechnung in der aktuellen Fassung als Standard für den Bund, andere Formate nach EN 16931 und E-RechV zulässig, ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRECHNUNG nur als rein strukturierte XML-Datei. Leitweg-ID im Feld BT-10 Pflicht, Länder regeln eigenständig. Abgerufen am 04.10.2026.

10. 10
    § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (neuer Tab)

    Absatz 1 Satz 3 bis 6: Definition der E-Rechnung, Format nach der europäischen Norm oder vereinbartes Format mit richtiger und vollständiger Extraktion. Abgerufen am 04.10.2026.

11. 11
    § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen (neuer Tab)

    Absatz 1: Aufbewahrung ein- und ausgehender Rechnungen für acht Jahre. Abgerufen am 04.10.2026.

12. 12
    § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregelungen (neuer Tab)

    Nummer 3: EDI-Verfahren, die nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entsprechen, mit Zustimmung des Empfängers für Umsätze bis 31.12.2027. Abgerufen am 04.10.2026.