E-Rechnung archivieren: GoBD-Regeln und Fristen 2026
E-Rechnungen archivieren Sie elektronisch und im empfangenen Format. Maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil. Ein Ausdruck genügt nicht. Rechnungen bewahren Sie seit 2025 acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung brauchen Sie nur, wenn er zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke.14810
Inhalt16 Kapitel
„Ich würde die Ablage nicht als letzten Schritt planen. Wenn das Original schon beim Eingang gesichert und mit dem Vorgang verknüpft wird, muss später niemand suchen. Welche Lösung dafür passt, sollte mit der Steuerberatung abgestimmt sein.“
Benjamin Wünsche, CEO & SystemarchitektAus der PraxisWas müssen Sie archivieren: die XML-Datei oder die Ansicht?
Bei der Archivierung der E-Rechnung zählt der strukturierte Datensatz, bei einer XRechnung also die XML-Datei. Eingehende Rechnungen bewahren Sie in dem Format auf, in dem sie angekommen sind. Für E-Rechnungen genügt der strukturierte Teil, wenn die übrigen Anforderungen der GoBD erfüllt sind.8
Die Ansicht im Viewer und der Ausdruck sind nur Lesehilfen. Eine elektronisch eingegangene Rechnung darf nicht ausschließlich auf Papier aufbewahrt werden. Umsatzsteuerlich muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen.910
Kommt eine Rechnung als einfaches PDF, bewahren Sie dieses PDF auf. Lesen Sie Daten per Texterkennung aus, gehören die kontrollierten Ergebnisse ebenfalls ins Archiv. Papierbelege dürfen Sie scannen und danach vernichten, soweit kein Gesetz das Original verlangt.89
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| Format | Aufbewahren | Reicht nicht |
|---|---|---|
| XRechnung | Die XML-Datei unverändert im empfangenen Format | Ausdruck oder PDF aus dem Viewer |
| ZUGFeRD | Die Datei mit dem eingebetteten XML-Teil. Den PDF-Teil zusätzlich, wenn er weitere steuerlich wichtige Angaben enthält | Umwandlung in ein Bildformat wie TIFF, weil der XML-Teil dabei verloren geht |
| PDF-Rechnung | Das empfangene PDF, dazu die kontrollierten Ergebnisse der Texterkennung | Nur der Ausdruck |
| Papierrechnung | Das Original oder einen Scan, der bildlich mit dem Original übereinstimmt | Ein unvollständiger oder unleserlicher Scan |
| Ausgangsrechnung | Den strukturierten Teil und die Daten im Rechnungsprogramm | Nur ein Ausdruck, wenn das Programm die Rechnung elektronisch erzeugt hat |
Wie lange müssen Sie E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen und Buchungsbelege bewahren Sie acht Jahre auf. So steht es seit 2025 im Umsatzsteuergesetz, in der Abgabenordnung und im Handelsgesetzbuch. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren.145
Geschäftsbriefe, also der Schriftverkehr zu einem Geschäft, haben eine kürzere Frist, solange sie kein Buchungsbeleg sind. Für Lieferscheine ohne Belegfunktion endet die steuerliche Frist schon mit dem Erhalt oder Versand der Rechnung.45
Eine Frist läuft allerdings nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Ob das zutrifft, klären Sie vor dem Löschen mit Ihrer Steuerberatung.4
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| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Rechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Bücher, Abschlüsse | 10 Jahre, ebenso Inventare und Organisationsunterlagen | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Lieferscheine | Bis zum Erhalt oder Versand der Rechnung, wenn sie kein Buchungsbeleg sind | § 147 Abs. 3 AO |
Ab wann läuft die Frist, und welche alten Belege dürfen weg?
Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres. Bei Rechnungen zählt das Jahr der Ausstellung, bei Buchungsbelegen das Jahr, in dem sie entstanden sind. Eine Rechnung vom März läuft deshalb genauso lange wie eine vom Dezember desselben Jahres.14
Die Tabelle zeigt einige Rechenbeispiele. Den Fall des Belegs aus 2017 haben wir aus dem Gesetz abgeleitet: Die kürzere Frist gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist Ende 2024 noch lief. Buchungsbelege aus 2017 und früher dürfen damit seit dem 1. Januar 2026 vernichtet werden.246
Das gilt nur, solange keine offene Festsetzungsfrist die Unterlagen braucht. Löschen Sie deshalb nicht automatisch zum Jahreswechsel. Legen Sie die Liste der fälligen Belege Ihrer Steuerberatung vor und vernichten Sie erst nach deren Freigabe.4
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| Fall | Fristbeginn | Fristende |
|---|---|---|
| Rechnung 03/2026 | 31.12.2026 | 31.12.2034 |
| Beleg aus 2017 | 31.12.2017 | 31.12.2025, Vernichtung ab 01.01.2026 möglich (abgeleitet) |
| Abschluss 2025 | 31.12.2026, wenn er 2026 aufgestellt wird | 31.12.2036 |
| Geschäftsbrief 2026 | 31.12.2026 | 31.12.2032 |
Was hat das Bürokratieentlastungsgesetz IV geändert?
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Es wurde im Oktober 2024 verkündet, die neuen Fristen gelten seit dem 1. Januar 2025. Geändert wurden Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch und Umsatzsteuergesetz.1457
Die kürzere Frist gilt auch für Unterlagen, die schon vorher entstanden sind. Voraussetzung ist, dass ihre alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Ein Beleg aus 2016 musste nach altem Recht bis Ende 2026 bleiben, nach neuem Recht nur bis Ende 2024.26
Für Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute gilt das nicht in gleicher Weise. Nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch bleibt es für sie bei zehn Jahren. Im Umsatzsteuergesetz gilt die kürzere Frist für sie erst für Rechnungen, deren alte Frist am 1. Januar 2026 noch lief.256
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| Gruppe | Bis 2024 | Seit 2025 |
|---|---|---|
| Unternehmen allgemein | 10 Jahre | 8 Jahre nach AO, HGB und UStG, auch für ältere Belege, deren alte Frist am 31.12.2024 noch lief |
| Banken, Versicherer | 10 Jahre | Nach AO und HGB weiter 10 Jahre. Nach UStG 8 Jahre für Rechnungen, deren alte Frist am 01.01.2026 noch lief. Gilt ebenso für Wertpapierinstitute |
Was verlangen die GoBD seit Juli 2025 bei E-Rechnungen?
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Sie legen fest, wie die Finanzverwaltung elektronische Buchführung und Aufbewahrung beurteilt. Am 14. Juli 2025 hat das Ministerium sie zum zweiten Mal geändert, vor allem wegen der E-Rechnung, und die Änderung gilt seit diesem Tag.8
Bei empfangenen E-Rechnungen verlangen die GoBD keine bildliche Übereinstimmung mehr, nur eine inhaltliche. Es genügt, den strukturierten Teil aufzubewahren. Er darf aber nicht verloren gehen: Wer eine E-Rechnung in ein Bildformat wie TIFF umwandelt, löscht genau den Teil, der zählt.8
Die wichtigsten Änderungen im Überblick, mit den Randziffern der GoBD:8
- Übereinstimmung: Bei empfangenen strukturierten Datensätzen genügt eine inhaltliche statt einer bildlichen Übereinstimmung (Rz. 118).
- Aufbewahrung: Bei E-Rechnungen reicht der strukturierte Teil. Der lesbare Teil nur, wenn er zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält (Rz. 119 und 131).
- Auswertbarkeit: E-Rechnungen sind jetzt ausdrücklich als Beispiel für Dateien genannt, die sich maschinell auswerten lassen (Rz. 127).
- Ausgangsrechnungen: Keine Bildkopie nötig, wenn das Programm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann (Rz. 76).
- Zahlungsnachweise: Der technische Nachweis eines Zahlungsdienstleisters ist unter Bedingungen nicht aufbewahrungspflichtig (Rz. 121).
- Betriebsprüfung: Der mittelbare Datenzugriff ist neu gefasst (Rz. 166).
Was gilt bei ZUGFeRD-Rechnungen?
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Im Alltag sieht man meist nur das PDF. Für die Aufbewahrung zählt nach den GoBD der eingebettete XML-Teil.8
Den PDF-Teil bewahren Sie zusätzlich auf, wenn er steuerlich wichtige Angaben enthält, die im XML fehlen oder davon abweichen. Die GoBD nennen als Beispiele Buchungsvermerke und qualifizierte elektronische Signaturen. Dann muss auch der Inhalt des PDF maschinell auswertbar bleiben.8
Am einfachsten legen Sie die ZUGFeRD-Datei vollständig und unverändert ab. Ein fiktives Beispiel: Die Buchhaltung bringt im PDF einen Kontierungsvermerk an. Ab diesem Moment gehört der Vermerk ins Archiv, und der Originalzustand der Rechnung muss trotzdem erkennbar bleiben.89
Siehe auch
XRechnung und ZUGFeRD im VergleichMüssen Sie Ausgangsrechnungen doppelt ablegen?
Umsatzsteuerlich bewahren Sie ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung auf, bei E-Rechnungen mindestens den strukturierten Teil. Eine zusätzliche PDF-Kopie brauchen Sie nach den GoBD nicht. Voraussetzung ist, dass Ihr Rechnungsprogramm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann.1810
Dafür nennen die GoBD Bedingungen. Stammdaten wie Kunden- und Artikeldaten und die Geschäftsbedingungen müssen mit ihren Änderungen nachvollziehbar gespeichert sein, ebenso das Layout des Rechnungsformulars. Die Daten des Rechnungsprogramms bewahren Sie unveränderbar und maschinell auswertbar auf.9
Fragen Sie den Anbieter Ihres Rechnungsprogramms, ob es diese Punkte erfüllt. Sind Sie nicht sicher, legen Sie die versandte Datei zusätzlich ab. Das kostet wenig Speicherplatz.
Müssen Sie die E-Mail zur Rechnung aufbewahren?
Dient die E-Mail nur als Transportmittel für die angehängte Rechnung, müssen Sie sie nicht aufbewahren. Die GoBD vergleichen sie mit dem Briefumschlag. Ins Archiv gehört die Rechnung im Anhang.9
Anders ist es, wenn die E-Mail selbst steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa eine Vereinbarung zum Preis. Dann hat sie die Funktion eines Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs und muss aufbewahrt werden. Speichern Sie solche Nachrichten möglichst im Originalformat. Bei der Umwandlung in PDF gehen Kopfdaten wie der Absender verloren, und das kann zu Ihren Lasten gehen.9
Seit Juli 2025 stellen die GoBD außerdem klar: Den technischen Nachweis eines Zahlungsdienstleisters über eine elektronische Zahlung müssen Sie nicht aufbewahren. Ausnahmen gelten, wenn er als Buchungsbeleg dient, die einzige Abrechnung mit dem Dienstleister ist oder nur er bare und unbare Geschäfte in der Kasse trennt.8
Was bedeutet revisionssicher bei der Archivierung?
Revisionssicher ist kein Begriff aus dem Gesetz. Er steht weder in der Abgabenordnung noch im Umsatzsteuergesetz oder in den GoBD. Gemeint sind die Anforderungen, die dort tatsächlich stehen: unveränderbar, vollständig, geordnet, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar.349
Bei der Umsatzsteuer ist die Finanzverwaltung großzügiger. Wer E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems speichert, verstößt allein dadurch regelmäßig nicht gegen das Umsatzsteuergesetz. Für Abgabenordnung und GoBD gelten die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit trotzdem.91011
Ein einfacher Ordner auf dem Server genügt dafür meist nicht. Nach den GoBD erfüllt die Ablage in einem Dateisystem die Unveränderbarkeit regelmäßig nur mit zusätzlichen Maßnahmen, etwa Sperren, Protokollen oder Zugriffsrechten.9
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| Anforderung | Was sie bedeutet | Grundlage |
|---|---|---|
| Unveränderbarkeit | Der ursprüngliche Inhalt bleibt feststellbar. Änderungen sind erkennbar und protokolliert | § 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107 bis 111 |
| Vollständigkeit | Nichts wird vor Ablauf der Frist gelöscht, auch keine kontrollierten Ergebnisse der Texterkennung | GoBD Rz. 119 und 131 |
| Ordnung | Das Ordnungssystem ist frei wählbar. Eingang, Archivierung und Umwandlung werden protokolliert | § 147 Abs. 1 AO, GoBD Rz. 117 |
| Verfügbarkeit | Die Unterlagen sind während der Frist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar | § 147 Abs. 2 AO |
| Auswertbarkeit | Die Daten lassen sich maschinell auswerten, etwa durchsuchen, sortieren und filtern | § 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 125 bis 127 |
| Datensicherheit | Schutz gegen Verlust und gegen unberechtigte Änderungen | GoBD Rz. 103 |
| Dokumentation | Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie das Archiv arbeitet | GoBD Rz. 151 bis 155 |
Was gehört in die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege bei Ihnen ankommen, verarbeitet, gespeichert und wiedergefunden werden. Ein sachverständiger Dritter muss sie in angemessener Zeit nachvollziehen können. Wie ausführlich sie sein muss, hängt von Abläufen, Organisation und Software Ihres Betriebs ab.9
Fehlt sie, wird die Buchführung nicht allein deshalb verworfen, solange alles nachvollziehbar bleibt. Ohne sie wird es aber schwer, Ihr Verfahren in einer Betriebsprüfung zu erklären. Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein, versionieren Sie die Dokumentation deshalb.9
Für ein Rechnungsarchiv sollten diese Punkte darin stehen:
- Eingang: Über welche Wege Rechnungen ankommen und wer sie annimmt.
- Ablage: Wo das Original liegt, wie es benannt und mit dem Vorgang verknüpft wird.
- Schutz: Wie Änderungen verhindert oder protokolliert werden, wer worauf zugreifen darf und wie gesichert wird.
- Scannen: Wer Papierbelege erfasst, wann das geschieht und wie Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert werden.
- Löschung: Wann Unterlagen nach Fristablauf vernichtet werden und wer das freigibt.
- Systemwechsel: Wie Daten beim Wechsel der Software übernommen und kontrolliert werden.
Welche Lösungen passen für kleine Betriebe?
Die GoBD schreiben kein bestimmtes Programm vor, und die Finanzverwaltung bestätigt auch keine Software als ordnungsgemäß. Für ein Archiv gibt es vier gängige Wege, die sich kombinieren lassen. Welcher passt, hängt von der Zahl Ihrer Belege und den Programmen ab, die Sie schon nutzen.9
Achten Sie bei jedem Weg auf dieselben Punkte: Original unverändert speichern, Änderungen protokollieren, Belege wiederfinden und auswerten können. Dazu kommt ein vollständiger Export für den Fall eines Wechsels. Zertifikate und Testate helfen bei der Auswahl, die Finanzbehörde binden sie aber nicht.9
Wir nennen hier bewusst keine Anbieter. Sprechen Sie die Wahl mit Ihrer Steuerberatung ab, denn sie arbeitet später mit den Daten.
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| Weg | Geeignet für | Achten Sie auf |
|---|---|---|
| Buchhaltungssoftware | Betriebe, die ihre Belege ohnehin in der Buchhaltung erfassen | Ob das Archiv E-Rechnungen im Original speichert und die Daten über die ganze Frist vorhält |
| Dokumentenmanagement | Betriebe mit vielen Belegen und mehreren Abteilungen | Aufwand für die Einrichtung, Verbindung zur Buchhaltung, Export |
| Steuerberater-Plattform | Betriebe, deren Buchhaltung bei der Steuerberatung liegt | Wer Zugriff hat und ob die Originale dort vollständig und unverändert liegen |
| Cloud-Ablage | Sehr kleine Betriebe mit wenigen Belegen | Unveränderbarkeit nur mit Zusatzmaßnahmen wie Sperren, Versionierung und Protokoll |
Quellen zur Tabelle9
Wie läuft die Archivierung automatisch mit?
Die Ablage muss kein eigener Arbeitsschritt am Monatsende sein. Sie beginnt, sobald die Rechnung ankommt, und läuft mit dem Vorgang mit. Jedes Dokument bekommt dabei einen eindeutigen Index, über den es während der ganzen Frist auffindbar bleibt.9
Routine kann das System übernehmen, Ausnahmen und die Löschung bleiben beim Menschen. So sieht der Ablauf in fünf Schritten aus:
Original sichern
- Das System bereitet vor
- Die eingegangene Datei unverändert speichern, bevor jemand sie bearbeitet oder umwandelt.
- Der Mensch entscheidet
- Unlesbare oder fehlerhafte Dateien klären und einen korrigierten Beleg anfordern.
Mit dem Vorgang verknüpfen
- Das System bereitet vor
- Rechnung mit Bestellung, Freigabe und Buchung verbinden.
- Der Mensch entscheidet
- Fehlende Bezüge ergänzen, statt sie zu raten.
Benennen und ablegen
- Das System bereitet vor
- Einheitlichen Index vergeben und am festgelegten Ort ablegen.
- Der Mensch entscheidet
- Sonderfälle zuordnen, etwa Gutschriften oder Teilrechnungen.
Fristende vermerken
- Das System bereitet vor
- Fristende aus dem Ausstellungsjahr berechnen und am Beleg speichern.
- Der Mensch entscheidet
- Abweichende Fristen festlegen, wenn die Steuerberatung dazu rät.
Nach Freigabe löschen
- Das System bereitet vor
- Abgelaufene Unterlagen gesammelt zur Löschung vorschlagen.
- Der Mensch entscheidet
- Liste mit der Steuerberatung abstimmen und die Löschung freigeben.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Bei einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde auf Ihre elektronischen Daten zugreifen. Das Gesetz kennt drei Arten des Zugriffs, die die Prüfer auch kombinieren dürfen. Welche sie wählen, liegt in ihrem pflichtgemäßen Ermessen.49
Die Kosten tragen Sie. Wer Unterlagen elektronisch vorlegt, stellt auf eigene Kosten die Hilfsmittel, um sie lesbar zu machen. Auf Verlangen müssen Sie Unterlagen auch ausdrucken.4
| Zugriff | Was die Prüfung darf |
|---|---|
| Unmittelbar (Z1) | Selbst mit Ihrer Hard- und Software lesend auf die Daten zugreifen und die vorhandenen Auswertungen nutzen |
| Mittelbar (Z2) | Verlangen, dass Sie die Daten nach ihren Vorgaben auswerten und das Ergebnis maschinell auswertbar oder als Lesezugriff bereitstellen. Seit Juli 2025 so gefasst |
| Datenüberlassung (Z3) | Die Daten in einem maschinell auswertbaren Format erhalten, etwa auf einem Datenträger oder über eine Austauschplattform |
Was gilt beim Wechsel der Software?
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem alten Programm. Die Daten müssen während der gesamten Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Bei einer Migration darf nur das Format umgesetzt werden, der Inhalt bleibt unverändert.49
Das neue System muss dieselben Auswertungen ermöglichen wie das alte. Gelingt das nicht, halten Sie die alte Hard- und Software für die restliche Frist vor. Exporte, Berichte oder Druckdateien reichen nicht, wenn dabei Daten fehlen.9
| Zeitpunkt | Was Sie vorhalten |
|---|---|
| Vor dem Wechsel | Vollständiger Export mit Metadaten und Verknüpfungen, danach Kontrolle, ob alles lesbar und auswertbar übernommen wurde |
| Nach dem Wechsel | Die Daten im neuen System oder Archiv mit denselben Auswertungen. Gelingt das nicht, zusätzlich das alte System |
| Nach fünf Kalenderjahren | Ab dem Ende des fünften Kalenderjahres nach dem Wechsel genügt ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger, solange noch keine Außenprüfung begonnen hat |
Welche Fehler sollten Sie vermeiden?
Die meisten Probleme entstehen beim Aufräumen, weniger beim Speichern. Diese Fehler widersprechen den Vorgaben direkt:489
- XML gelöscht: Nur das PDF einer E-Rechnung behalten und die XML-Datei verwerfen.
- Format umgewandelt: E-Rechnungen in TIFF oder JPG speichern, wodurch der strukturierte Teil verloren geht.
- Nur ausgedruckt: Elektronisch eingegangene Rechnungen ausschließlich auf Papier aufbewahren.
- Offener Ordner: Belege dort ablegen, wo jeder Dateien unbemerkt ändern oder löschen kann.
- Kein Bezug: Rechnungen so ablegen, dass niemand sie später einer Buchung zuordnen kann.
- Zu früh gelöscht: Belege zum Jahreswechsel vernichten, ohne offene Festsetzungsfristen zu klären.
Wie unterstützen wir bei AK?
Bei AK sehen wir die Ablage als Teil des Rechnungsablaufs. Wir messen zuerst, wie viel Zeit heute beim Speichern, Benennen und Suchen von Belegen gebunden ist. Danach verbinden wir Eingang, Freigabe und Archiv in den Programmen, die Sie schon nutzen.
Rechtliche und steuerliche Anforderungen beziehen wir in den konkreten Ablauf ein, bevor etwas in Betrieb geht. Die steuerliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihrer Steuerberatung. Ausnahmen und Entscheidungen wie die Löschung bleiben beim Menschen.
Quellen und Stand
Stand: 4. Oktober 2026. Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung zur Aufbewahrung von Rechnungen in Deutschland. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
- 1§ 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen (neuer Tab)
Absatz 1: Rechnungen acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, § 147 Abs. 3 AO bleibt unberührt. Abgerufen am 04.10.2026.
- 2§ 27 Abs. 40 UStG: Übergang bei der Aufbewahrungsfrist (neuer Tab)
Acht Jahre für alle Rechnungen, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Wertpapierinstitute und Versicherer erst für Rechnungen, deren Frist am 01.01.2026 noch nicht abgelaufen war. Abgerufen am 04.10.2026.
- 3§ 146 AO: Ordnungsvorschriften für Buchungen und Aufzeichnungen (neuer Tab)
Absatz 4: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Abgerufen am 04.10.2026.
- 4§ 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (neuer Tab)
Absätze 1 bis 6: aufbewahrungspflichtige Unterlagen, Aufbewahrung auf Datenträgern, Fristen von zehn, acht und sechs Jahren, Lieferscheine, Ablaufhemmung bei offener Festsetzungsfrist, Fristbeginn, Hilfsmittel, Datenzugriff und Erleichterung nach einem Systemwechsel. Abgerufen am 04.10.2026.
- 5§ 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen (neuer Tab)
Absatz 4: Handelsbücher und Abschlüsse zehn, Buchungsbelege acht, Handelsbriefe sechs Jahre. Für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Wertpapierinstitute und Versicherer Buchungsbelege zehn Jahre. Abgerufen am 04.10.2026.
- 6Art. 97 § 19a EGAO: Übergangsregel zu § 147 AO (neuer Tab)
Absatz 2: Die achtjährige Frist gilt für alle Unterlagen, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Absatz 3: Für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Wertpapierinstitute und Versicherer gilt die bisherige Fassung. Abgerufen am 04.10.2026.
- 7Viertes Bürokratieentlastungsgesetz: BGBl. 2024 I Nr. 323 (neuer Tab)
Verkündet am 29.10.2024. Artikel 1 bis 5 ändern HGB, EGHGB, AO, EGAO und UStG bei den Aufbewahrungsfristen, in Kraft seit 01.01.2025 (Artikel 74). Abgerufen am 04.10.2026.
- 8BMF-Schreiben vom 14.07.2025: GoBD, 2. Änderung (neuer Tab)
Änderung der Randziffern 76, 118, 119, 121, 125, 127, 131, 133, 166 und 175, vor allem wegen der E-Rechnung. Anzuwenden ab dem 14.07.2025 (Rz. 185). Abgerufen am 04.10.2026.
- 9GoBD in geltender Fassung: Amtliches AO-Handbuch 2026, Anhang 33 (neuer Tab)
Text der GoBD vom 28.11.2019 mit den Änderungen vom 11.03.2024 und 14.07.2025. Verwendet unter anderem Rz. 73, 76, 103 bis 111, 117 bis 131, 136 bis 144, 151 bis 155, 163 bis 167 und 179 bis 181. Abgerufen am 04.10.2026.
- 10BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung (neuer Tab)
Randnummern 60 und 61 sowie Abschnitt 14b.1 UStAE: Aufbewahrung im empfangenen Format, strukturierter Teil unversehrt in ursprünglicher Form, Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems umsatzsteuerlich allein regelmäßig kein Verstoß. Abgerufen am 04.10.2026.
- 11FAQ des BMF zur E-Rechnung (neuer Tab)
Frage 13 „Wie muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?“, Stand März 2026. Abgerufen am 04.10.2026.