Kostenlose Vorlage · Ablauf-Steckbrief
Prozessbeschreibung Vorlage für Word und Excel
Sie möchten festhalten, wie ein Ablauf in Ihrem Betrieb wirklich läuft? Der Ablauf-Steckbrief fragt alles ab, was dazugehört: was ihn auslöst, wer was mit welchem Programm macht, welche Regeln und Ausnahmen gelten und wer freigibt. So kann jeder im Team den Ablauf nachvollziehen, auch in der Vertretung.
Das bekommen Sie
- Steckbrief mit zwölf Feldern und einer Leitfrage zu jedem Feld
- Ein ausgefülltes Beispiel: Eingangsrechnungen prüfen und freigeben (fiktiv)
- Prozesslandkarte in Excel für alle Abläufe Ihres Betriebs
- Vier Fragen, ob ein Ablauf bereit zur Automatisierung ist
Eingangsrechnungen prüfen und freigeben
- Auslöser
- Eine Lieferantenrechnung kommt an: als E-Rechnung oder PDF im gemeinsamen Rechnungspostfach oder als Brief.
- Ziel und Ergebnis
- Die Rechnung ist geprüft, freigegeben und gebucht. Die Zahlung ist im passenden Zahlungslauf vorgemerkt, Skonto ist berücksichtigt, das Original liegt im Archiv.
- Häufigkeit
- Rund 250 Rechnungen im Monat, die meisten in der ersten Monatswoche. Zahlungslauf dienstags und freitags.
- Freigabe mit Grenze
- Bis 5.000 € netto gibt die Leitung Buchhaltung frei, darüber die Geschäftsführung.
Schritte
- Rechnung annehmenBuchhaltung
- Rechnungsdaten erfassenBuchhaltung
- AbgleichenBuchhaltung
- Abweichung klärenEinkauf
und 3 weitere Schritte
Bereit zur Automatisierung?
- Regeln klarJa
- Eingaben digitalNeinPapierrechnungen werden erst bei der Erfassung gescannt. Nächster Schritt: Scan direkt am Posteingang.
- Ausnahmen bekanntJa
- Freigabe festgelegtJa
So füllen Sie den Steckbrief aus
Nehmen Sie einen echten Vorgang, nicht den Idealfall. Setzen Sie sich mit der Person zusammen, die ihn täglich bearbeitet, und gehen Sie ihn vom Auslöser bis zum Ergebnis durch. Notieren Sie jede Übergabe und jedes Programm. Die Leitfragen führen Sie durch die Felder:
| Feld | Leitfrage |
|---|---|
| 1. Auslöser | Was startet den Ablauf? |
| 2. Ziel und Ergebnis | Woran erkennen Sie, dass der Ablauf fertig ist? |
| 3. Beteiligte | Wer arbeitet mit, wer wird informiert? Auch Externe. |
| 4. Schritte | Was passiert der Reihe nach? Je Schritt: wer, was genau, mit welchem Programm. |
| 5. Regeln und Entscheidungen | Nach welchen Wenn-dann-Regeln wird entschieden? |
| 6. Ausnahmen | Welche Fälle weichen ab, und wer klärt sie? |
| 7. Freigabe mit Grenze | Wer gibt frei, und ab welcher Grenze? |
| 8. Häufigkeit | Wie oft kommt der Ablauf vor? Gibt es Spitzen? |
| 9. Eingaben und Ausgaben | Was geht hinein, was kommt heraus und wohin? |
| 10. Fehlerquellen | Wo passieren Fehler, wo bleibt etwas liegen? |
| 11. Kennzahl | Woran messen Sie, ob der Ablauf gut läuft? |
| 12. Ideen | Was würden die Beteiligten ändern? |
Schreiben Sie Rollen statt Namen, etwa Buchhaltung oder Leitung Einkauf. Dann bleibt der Steckbrief bei Vertretung und Wechsel gültig. Ein Steckbrief beschreibt genau einen Ablauf. Wird er deutlich länger als zwei Seiten, teilen Sie ihn in zwei Abläufe.
Prozessbeschreibung oder Arbeitsanweisung? Die Prozessbeschreibung zeigt den ganzen Ablauf über alle Beteiligten. Eine Arbeitsanweisung beschreibt einen einzelnen Schritt im Detail, etwa wie Belege gescannt werden. Braucht ein Schritt eine Arbeitsanweisung, vermerken Sie das in seiner Zeile.
Für Abläufe der Buchhaltung, etwa den Rechnungseingang, kann der Steckbrief ein Baustein Ihrer Verfahrensdokumentation nach den GoBD sein. Er ersetzt sie nicht. Was hineingehört, lesen Sie in unserem Beitrag E-Rechnung archivieren.
Prozesslandkarte: alle Abläufe auf einen Blick
Eine Prozesslandkarte zeigt alle wiederkehrenden Abläufe eines Betriebs auf einer Seite. Üblich ist die Einteilung in drei Gruppen:
- Führungsprozesse
- Steuern den Betrieb: Ziele, Planung, Kennzahlen und Personal.
- Kernprozesse
- Bringen dem Kunden die Leistung, von der Anfrage bis zur Rechnung.
- Unterstützungsprozesse
- Halten den Betrieb am Laufen: Buchhaltung, Stammdaten, IT und Verwaltung.
Führungsprozesse
- Jahresplanung, Steckbrief offen
- Kennzahlen, Steckbrief offen
- Personalplanung, Steckbrief offen
Kernprozesse, in der Reihenfolge, in der ein Auftrag durch den Betrieb läuft
- Anfrage und Angebot, Steckbrief in Arbeit
- Auftrag, Steckbrief offen
- Bestellung, Steckbrief offen
- Wareneingang, Steckbrief offen
- Versand, Steckbrief offen
- Rechnung, Steckbrief offen
- Reklamation, Steckbrief offen
Unterstützungsprozesse
- Eingangsrechnungen, Steckbrief fertig
- Mahnwesen, Steckbrief offen
- Stammdaten, Steckbrief offen
- Abwesenheiten, Steckbrief offen
- IT und Zugänge, Steckbrief offen
So erstellen Sie Ihre Prozesslandkarte: Sammeln Sie zuerst alle wiederkehrenden Abläufe, jeweils mit einem Verb im Namen. Ordnen Sie sie den drei Gruppen zu. Die Kernprozesse bringen Sie in die Reihenfolge, in der ein Auftrag durch den Betrieb läuft. Dann beschreiben Sie einen Ablauf nach dem anderen mit dem Steckbrief.
Das Excel-Blatt „Prozesslandkarte“ führt diese Liste für Sie: je Ablauf die verantwortliche Person, die Häufigkeit und den Stand des Steckbriefs. Oben zählt es mit, wie viele Steckbriefe fertig sind.
Vom Steckbrief zur Automatisierung
Ein ausgefüllter Steckbrief enthält alles, was eine Automatisierung braucht: Auslöser, Regeln, Ausnahmen und Freigabe. Ob Sie selbst umsetzen, mit Ihrem IT-Dienstleister oder mit uns: Die Arbeit beginnt mit dieser Beschreibung.
Am Ende des Steckbriefs stehen vier Fragen. Sie vergeben keine Punkte. Jedes Nein zeigt, was Sie vorher klären sollten:
- Regeln klarLässt sich der Standardfall in Wenn-dann-Regeln beschreiben, sodass zwei Mitarbeitende gleich handeln würden?
- Eingaben digitalLiegen die Eingaben digital vor, etwa als E-Mail, PDF, E-Rechnung, Tabelle oder in einem Programm?
- Ausnahmen bekanntSind die häufigsten Ausnahmen bekannt, und ist festgelegt, wer sie klärt?
- Freigabe festgelegtIst festgelegt, wer freigibt und ab welcher Grenze?
Welcher Ablauf zuerst? Das Zeitfresser-Profil zeigt, wo in Ihrem Betrieb die meiste Zeit steckt. Welche Abläufe sich typischerweise zuerst lohnen, steht in unserem Beitrag Workflow-Automatisierung.
Sie möchten einen Steckbrief mit uns durchgehen? Im Potenzialgespräch sehen wir uns Ihren Ablauf gemeinsam an.
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Stand, Lizenz und Haftung
Stand 05.10.2026 · Version 1.0 · AK Consulting
Alle Beispieldaten auf dieser Seite und in den Dateien sind erfunden (FIKTIV). Die Muster Großhandel GmbH, ihre Zahlen und Regeln sind kein Kundenfall.
Die Vorlage dient der Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Quelle zur Verfahrensdokumentation: GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Rz. 151 bis 155. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, Änderungen sind zu versionieren. Abgerufen am 05.10.2026. GoBD als PDF (IHK München) (neuer Tab)
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