E-Rechnung empfangen 2026: 6 Schritte ohne Abtippen

1Wer muss seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?

Die Pflicht seit 2025 betrifft zuerst den Empfang. Seit Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Vermieter mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen. Ausnahmen sieht die Finanzverwaltung dafür nicht vor. Private Endverbraucher betrifft das nicht.13

Kann Ihr Betrieb eine E-Rechnung nicht empfangen oder lehnt er sie ab, steht ihm kein Ersatz auf Papier oder als PDF zu. Der Lieferant hat seine umsatzsteuerlichen Pflichten erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt hat und nachweisen kann, dass er sich um die Zustellung bemüht hat. Bleibt die Datei unbemerkt liegen, fehlt die Rechnung in Freigabe und Buchhaltung.3

Empfang und Ausstellung sind getrennte Fragen. Eine Ausnahme für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen befreit Sie nicht vom Empfang. Regeln Sie deshalb Postfachzugang, Bearbeitung und Vertretung eindeutig.

2Warum ist eine PDF-Rechnung noch keine E-Rechnung?

Bei einem gewöhnlichen PDF sehen Menschen die Rechnung, die Software erhält aber keine eindeutig bezeichneten Rechnungsfelder. Das Gesetz verlangt für eine E-Rechnung ein strukturiertes Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF zählt deshalb zu den sonstigen Rechnungen, genau wie Papier.12

ZUGFeRD sieht auf den ersten Blick ebenfalls wie ein PDF aus, trägt aber eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten in sich. Eine XRechnung besteht nur aus XML-Daten und bringt keine eigene PDF-Ansicht mit. Weicht bei ZUGFeRD die PDF-Ansicht vom XML-Teil ab, gelten seit Einführung der Pflicht die XML-Daten.145

3Reicht das vorhandene E-Mail-Postfach?

Zum Empfangen ja. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt die Finanzverwaltung nicht. Eine zentrale Rechnungsadresse ist trotzdem praktisch, weil ein verlässlicher Ablauf eine klare Zuständigkeit braucht.13

Klären Sie, ob Dateianhänge ankommen, wer neue Rechnungen bearbeitet und wie die Vertretung funktioniert. Regeln Sie auch den Umgang mit Rechnungen aus Lieferantenportalen. Eine Nachricht im Postfach sollte zu einem nachvollziehbaren Vorgang werden, statt nach der Weiterleitung aus dem Blick zu geraten.

Teilen Sie Ihren Lieferanten die Rechnungsadresse aktiv mit. Über Format und Übermittlungsweg einigen Sie sich mit ihnen selbst, das Gesetz schreibt keinen bestimmten Weg vor.1

4Können Sie E-Rechnungen kostenlos empfangen und lesen?

Ja, für Empfang und Anzeige brauchen Sie keine kostenpflichtige Software. Zum Empfangen genügt ein vorhandenes E-Mail-Postfach. Eine XRechnung bringt aber keine fertige Rechnungsansicht mit, zum Lesen brauchen Sie deshalb ein Anzeigeprogramm, einen sogenannten Viewer. Dafür gibt es laut Finanzministerium viele kostenfreie Angebote.1

Die Steuerverwaltung bietet selbst einen E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal an. Er stellt XRechnung und ZUGFeRD lesbar dar, die Seite nennt ihn einen unverbindlichen Service. Bei ZUGFeRD sehen Sie zwar sofort die PDF-Ansicht, maßgeblich sind aber die Daten im XML-Teil. Das Finanzministerium empfiehlt deshalb, auch diesen Teil anzeigen zu lassen.16

Kostenlos lesen heißt noch nicht kostenlos bearbeiten. Ein Viewer zeigt die Rechnung an, Zuordnung, Freigabe und Aufbewahrung organisiert er nicht. Bei Online-Viewern privater Anbieter laden Sie die Rechnung zudem auf einen fremden Server. Klären Sie vorher, wer die Daten erhält und speichert.

5Wie wird daraus ein Ablauf ohne Abtippen?

Verbinden Sie den Eingang mit den Arbeitsschritten, die heute von Hand folgen. Das Ziel ist ein Standardfall, bei dem vorhandene Rechnungsdaten durchgereicht werden und Menschen den passenden Entscheidungskontext erhalten. Fehlende Angaben oder Abweichungen wechseln in eine sichtbare Klärung. Diese sechs Schritte bilden das Gerüst:

1. 1

   Empfangen

   Das System bereitet vor

   Originaldatei übernehmen und einen Eingangsvorgang anlegen.

   Der Mensch entscheidet

   Unklare oder nicht lesbare Eingänge klären.

2. 2

   Auslesen

   Das System bereitet vor

   Strukturierte Rechnungsfelder übernehmen.

   Der Mensch entscheidet

   Nicht zuordenbare Angaben klären.

3. 3

   Kontrollieren

   Das System bereitet vor

   Format, Pflichtangaben, Rechenlogik und mögliche Dubletten abgleichen.

   Der Mensch entscheidet

   Abweichungen und fachliche Fragen beurteilen.

4. 4

   Zuordnen

   Das System bereitet vor

   Lieferant, Bestellung und zuständige Person nach festgelegten Regeln zuordnen.

   Der Mensch entscheidet

   Fehlende Bezüge und Sonderfälle klären.

5. 5

   Freigeben

   Das System bereitet vor

   Rechnung mit Bestell- und Leistungsbezug vorlegen.

   Der Mensch entscheidet

   Leistung, Abweichungen und Freigabe verantworten.

6. 6

   Übergeben und aufbewahren

   Das System bereitet vor

   Freigegebene Daten weitergeben und Original mit dem Vorgang verknüpfen.

   Der Mensch entscheidet

   Buchungsfragen und gesonderte Zahlungsfreigaben bearbeiten.

6Was lässt sich automatisch auslesen und kontrollieren?

Bei einer strukturierten Rechnung übernimmt die Software Rechnungsnummer, Aussteller, Positionen und Beträge direkt aus den vorgesehenen Datenfeldern. Dafür müssen Format und importierendes Programm zusammenpassen. Eine Texterkennung, die erst ein Rechnungsbild deuten muss, brauchen Sie dafür nicht.

Eine technische Validierung kontrolliert die Datei anhand von Formatvorgaben und Geschäftsregeln. Für XRechnung stellt die KoSIT dafür ein Prüfmodul öffentlich bereit. Ob die Lieferung in Ihrem Betrieb angekommen ist, erkennt die Validierung nicht.5

Ihre eigene Kontrolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit ersetzt die Validierung laut Finanzverwaltung ebenfalls nicht, sie unterstützt nur dabei. Als Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.3

Ergänzen Sie deshalb betriebliche Kontrollen. Ist der Lieferant bekannt, passt die Rechnung zur Bestellung und wurde der Vorgang schon erfasst? Einen Dublettenverdacht sollte ein Mensch klären, statt dass die Software eine Rechnung wegen ähnlicher Beträge verwirft.

7Wie kommen Rechnungen zur richtigen Freigabe?

Eine ausgelesene Rechnungsnummer löst noch keine Zuständigkeitsfrage. Legen Sie fest, welche Bestellnummer, Kostenstelle oder Projektzuordnung den nächsten Bearbeiter bestimmt. Fehlt dieser Bezug, sollte der Vorgang mit einem konkreten Klärungsauftrag bei einer benannten Person landen.

Die Freigabeansicht sollte Rechnung, zugehörige Bestellung und offene Abweichungen zusammenführen. Der Verantwortliche bestätigt, ob die Leistung erbracht wurde und die Rechnung zum vereinbarten Umfang passt. Er kann freigeben, zurückweisen oder eine Rückfrage zuordnen, ohne den Verlauf in einzelnen E-Mails rekonstruieren zu müssen.

Eine Zahlungsfreigabe ist eine eigene Entscheidung in Ihrem Ablauf. Ein technisch gültiger Datensatz darf insbesondere keine ungeprüfte Änderung von Bankverbindungen auslösen. Regeln Sie Vertretungen und Eskalationen, damit Vorgänge auch bei Abwesenheit bearbeitet werden.

8Was passiert nach der Freigabe?

Freigegebene Rechnungsdaten können an das vorhandene Buchhaltungssystem übergeben werden, sofern es den benötigten Import unterstützt. Klären Sie mit Buchhaltung und Steuerberatung, welche Felder, Kontierungsvorschläge und Belegverknüpfungen gebraucht werden. Der Ablauf sollte eine erfolgreiche Übernahme erkennen und Fehler als offene Aufgabe anzeigen.

Wer mit DATEV arbeitet, kann E-Rechnungen zum Beispiel im DATEV E-Rechnungspostfach empfangen, per E-Mail oder über die Netzwerke Peppol und TRAFFIQX. Den Empfang dort beschreibt DATEV als kostenfrei, archivieren lässt sich im Postfach aber nicht. Die Rechnungen gehen weiter an DATEV Unternehmen online, werden nach der Freigabe in Belege online archiviert und an die eigene Buchhaltung oder die Steuerkanzlei übergeben. DATEV steht hier nur als Beispiel.78

Die Aufbewahrung beginnt beim Eingang und bleibt mit dem Vorgang verbunden. Bewahren Sie mindestens den strukturierten Rechnungsteil unversehrt im ursprünglichen Format auf. Ein Ausdruck oder eine bloße PDF-Ansicht einer XML-Rechnung ersetzt ihn nicht.13

Verknüpfen Sie Original, Bearbeitungsstand und zugehörige Unterlagen so, dass eine berechtigte Person den Vorgang später nachvollziehen kann. Regeln Sie Zugriffe, Sicherung und Wiederauffindbarkeit. Die konkrete Aufbewahrung stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.

9Was machen Sie mit PDFs und Papierrechnungen?

Planen Sie einen gemischten Rechnungseingang. Während der Übergangsregeln und bei dauerhaften Ausnahmen bleiben andere Rechnungsformen zulässig. Ein PDF ist deshalb nicht automatisch unzulässig.91011

Papier darf Ihnen ein Lieferant in der Übergangszeit immer schicken. Ein PDF oder ein anderes elektronisches Format ohne strukturierte Daten braucht dagegen Ihre Zustimmung.1

Für solche Eingänge kann Texterkennung Daten vorschlagen, das Ergebnis braucht aber eine Kontrolle. Aus einem ausgelesenen PDF wird dadurch keine E-Rechnung. Die erkannten Daten sind eine Arbeitshilfe, maßgeblich bleibt der eingegangene Beleg.

Führen Sie strukturierte Rechnungen und andere Belege möglichst in denselben Freigabeprozess. Die Erfassung darf unterschiedlich sein, Zuständigkeiten und offene Aufgaben sollten trotzdem gemeinsam sichtbar bleiben. So vermeiden Sie einen sauberen digitalen Weg neben einem vergessenen Papierstapel.

10Welche Ausnahmen muss der Ablauf beherrschen?

Ein Standardprozess ist erst brauchbar, wenn auch der nächste Schritt bei Abweichungen klar ist. Beschreiben Sie deshalb vor der Umsetzung, was die Bearbeitung stoppt und wer den Fall übernimmt. Fehler dürfen nicht hinter einem allgemeinen Status wie „Import fehlgeschlagen“ verschwinden.

• Datei nicht lesbar: Original erhalten, Ursache eingrenzen und einen korrigierten Beleg anfordern, wenn erforderlich.
• Bestellbezug fehlt: Zuständigkeit klären, statt eine Kostenstelle zu erraten.
• Betrag oder Leistung weicht ab: Fachlich Verantwortliche mit dem passenden Vergleich informieren.
• Rechnung möglicherweise doppelt: Mit vorhandenen Vorgängen abgleichen und eine doppelte Weiterverarbeitung verhindern.
• Freigabe bleibt offen: Vertretung oder vereinbarte Erinnerung auslösen.
• Buchhaltungsübergabe scheitert: Fehler sichtbar halten und vor einem erneuten Versuch klären, ob bereits Daten übernommen wurden.

11Wie sieht eine E-Rechnung im Beispiel aus?

Das folgende Beispiel ist fiktiv und kein AK-Kundenfall. Ein Unternehmen erhält eine ZUGFeRD-Rechnung für bestelltes Material. Der Datensatz enthält die Bestellreferenz, sodass der Vorgang nach erfolgreicher technischer Kontrolle dem Einkauf zugeordnet werden kann.

In der XML-Datei stehen alle Pflichtangaben einer Rechnung, ein Verweis auf eine PDF-Anlage genügt dafür nicht. Dazu kommen Felder für den Ablauf, etwa eine Käuferreferenz, mit der Sie Rechnungen intern weiterleiten. Die Tabelle unten zeigt typische Angaben mit fiktiven Werten.123

Der zuständige Mitarbeiter sieht Rechnung und Bestellung zusammen. Er stellt fest, dass ein Teil der Ware noch fehlt, und gibt die Rechnung zunächst nicht frei. Der Vorgang bleibt mit einer konkreten Rückfrage offen. Ob die berechnete Leistung trotzdem in Ordnung ist, entscheidet nicht die Software.

Nach Klärung und dokumentierter Freigabe gehen die benötigten Daten an die Buchhaltung. Originaldatei und Verlauf bleiben verknüpft. Die Entlastung liegt in der entfallenden Übertragung und Suche, die fachliche Entscheidung bleibt beim Menschen.

12Womit sollten Sie im eigenen Betrieb anfangen?

Nehmen Sie einen typischen Rechnungsvorgang und verfolgen Sie ihn vom Eingang bis zur Buchhaltung. Notieren Sie, wo jemand Daten erneut eingibt, Unterlagen sucht oder nach einer Freigabe fragt. Ergänzen Sie einen Ausnahmefall, damit Ihr erster Entwurf nicht nur den bequemsten Eingang abbildet.

Erfassen Sie die aktive Arbeitszeit der beteiligten Personen getrennt von Wartezeit. Ein Vorgang, der lange auf eine Freigabe wartet, bindet nicht durchgehend Arbeitszeit. Auch nach einer Automatisierung gehören Kontrollen und Nacharbeit in den Vergleich.

Sehen Sie sich danach an, welche Funktionen Ihre vorhandenen Programme schon bieten und wo eine Verbindung fehlt. Wir bei AK beginnen mit genau diesem Ablauf. Daraus entsteht eine passende Verbesserung, nicht automatisch ein Austausch Ihrer gesamten Software.

13Und wann müssen Sie selbst E-Rechnungen ausstellen?

Für die Ausstellung gelten andere Fristen als für den Empfang. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung, nicht allein das Rechnungsdatum. Die Übersicht ordnet Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen nur kurz ein.19

AQuellen und Stand

Stand: 4. Oktober 2026. Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung zum Rechnungseingang und seiner Organisation. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung für den Einzelfall. Genannte Programme und Dienste sind Beispiele, keine Empfehlung.

1. 1
   BMF: FAQ zur E-Rechnung (neuer Tab)

   Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung, Stand März 2026 (Seite vom 23.03.2026). Genutzt wurden die Fragen 2, 3, 4, 6, 7, 7a, 8, 9, 11, 12, 12a und 13 zu Empfang, Formaten, Viewern, Übergangsregeln und Aufbewahrung. Abgerufen am 04.10.2026.

2. 2
   § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (neuer Tab)

   Absatz 1 definiert E-Rechnung und sonstige Rechnung, Absatz 4 nennt die Pflichtangaben einer Rechnung. Abgerufen am 04.10.2026.

3. 3
   BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung (neuer Tab)

   Randnummern 17, 35, 35a und 60 sowie Abschnitt 14.1 Absatz 5 UStAE in neuer Fassung: Empfänger, Pflichtangaben im strukturierten Teil, Validierung, Aufbewahrung und fehlender Empfang. Abgerufen am 04.10.2026.

4. 4
   FeRD: ZUGFeRD (neuer Tab)

   Hybrides Format aus PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei, aktuelle Version 2.5.2 vom 04.08.2026. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland. Abgerufen am 04.10.2026.

5. 5
   KoSIT: FAQ zum Standard XRechnung (neuer Tab)

   XRechnung in den Syntaxen UBL und CII, Visualisierung im Verantwortungsbereich von Rechnungssteller oder Empfänger, öffentlich bereitgestelltes Prüfmodul, Version 3.0 seit 01.02.2024. Abgerufen am 04.10.2026.

6. 6
   ELSTER: E-Rechnung ansehen (neuer Tab)

   E-Rechnungsviewer der Steuerverwaltung im ELSTER-Portal, erreichbar auch über e-rechnung.elster.de. Laut Seite ein unverbindlicher Service. Abgerufen am 04.10.2026.

7. 7
   DATEV: E-Rechnungsplattform und E-Rechnungspostfach (neuer Tab)

   Empfang über TRAFFIQX, Peppol oder E-Mail, Anzeige von XRechnung und ZUGFeRD. Der Empfang ist laut DATEV unabhängig vom Übertragungsweg kostenfrei, eine Archivierung im Postfach ist nicht möglich. Abgerufen am 04.10.2026.

8. 8
   DATEV: E-Rechnungen mit DATEV Unternehmen online verarbeiten (neuer Tab)

   Bereitstellung über Upload Mail oder Upload online, optionale Belegfreigabe, Archivierung in Belege online und Übergabe an die Finanzbuchführung oder die Steuerkanzlei. Abgerufen am 04.10.2026.

9. 9
   § 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregelungen (neuer Tab)

   Papier und andere Formate für Umsätze bis Ende 2026 und unter Bedingungen bis Ende 2027, Grenze von 800.000 Euro Vorjahresumsatz und EDI-Übergangsregel. Abgerufen am 04.10.2026.

10. 10
    § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge (neuer Tab)

    Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Abgerufen am 04.10.2026.

11. 11
    § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern (neuer Tab)

    Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Die Regel betrifft die Ausstellung, nicht den Empfang. Abgerufen am 04.10.2026.