CRM für kleine Unternehmen: Auswahl und Einführung 2026
Ein CRM für kleine Unternehmen hält Kontakte, Gesprächsverlauf und nächste Aufgaben an einem Ort, für alle im Team sichtbar. Wählen Sie es nach Ihrem Vertriebsablauf und den Programmen, die Sie schon nutzen. Kostenlose Versionen decken bei einigen Anbietern zwei bis drei Nutzer ab. Ob das CRM gepflegt wird, hängt vor allem an der Einführung und an wenigen klaren Regeln.468
Inhalt16 Kapitel
„Ich würde ein CRM nicht nach der längsten Funktionsliste auswählen, sondern nach dem Ablauf, den das Team heute wirklich hat. Wichtig ist, dass Gespräche, Angebote und nächste Aufgaben ohne doppeltes Tippen hineinkommen. Dann schaut auch die Geschäftsführung regelmäßig hinein, und das System bleibt lebendig.“
Benjamin Wünsche, CEO & SystemarchitektAus der PraxisWas ist ein CRM, einfach erklärt?
CRM steht für Customer Relationship Management, also die Pflege von Kundenbeziehungen. Gemeint ist meist eine Software, in der jeder Kontakt eine eigene Karteikarte hat. Darauf stehen Firma, Ansprechpartner, bisherige Gespräche, offene Angebote und die nächste Aufgabe.
Der Unterschied zu Excel und Postfach liegt im gemeinsamen Verlauf. Eine Tabelle kennt nur den Stand vom letzten Speichern, das Postfach nur die eigenen E-Mails. Im CRM sieht jeder im Team, was zuletzt besprochen wurde und wer sich als Nächstes meldet.
Die meisten Systeme ordnen Kontakte außerdem Vertriebsphasen zu, etwa Erstkontakt, Gespräch, Angebot und Auftrag. So sehen Sie auf einen Blick, wie viele Vorgänge in welcher Phase stehen und wo etwas liegen bleibt.
Ab wann braucht ein kleines Unternehmen ein CRM?
Ein CRM lohnt sich, sobald mehr als eine Person Kontakte betreut oder Nachfassen im Alltag untergeht. Die Betriebsgröße allein sagt wenig. Ein Büro mit vier Leuten und vielen Anfragen braucht oft mehr Übersicht als ein Betrieb mit dreißig Beschäftigten und wenigen Stammkunden.
Gehen Sie die fünf Anzeichen unten durch. Treffen zwei oder mehr auf Ihren Betrieb zu, spricht viel für ein gemeinsames System.
- Mehrere Listen: Kontakte stehen in Excel, im Postfach, im Telefon und auf Notizzetteln, jeweils mit anderem Stand.
- Wissen in Köpfen: Fällt eine Kollegin aus, weiß niemand, was sie zuletzt mit einem Kunden besprochen hat.
- Vergessenes Nachfassen: Angebote gehen hinaus, und danach meldet sich niemand mehr beim Kunden.
- Holprige Übergaben: Wer einen Kunden übernimmt, sucht den Verlauf erst aus alten E-Mails zusammen.
- Fehlende Zahlen: Niemand kann sagen, wie viele Angebote gerade offen sind und wie viele davon zum Auftrag werden.
Wie verbreitet sind CRM-Systeme in Deutschland?
Laut Eurostat nutzten 2025 knapp 30 Prozent der deutschen Unternehmen ab zehn Beschäftigten ein CRM. Der Anteil steigt mit der Betriebsgröße deutlich. Erfasst sind alle Branchen außer Finanzsektor, Landwirtschaft und Bergbau.12
Für Kleinstbetriebe mit zwei bis neun Beschäftigten gibt es in Deutschland nur einen Wert aus dem Jahr 2023. Damals arbeitete etwa jeder siebte dieser Betriebe mit einem CRM.1
Verwechseln Sie diese Zahlen nicht mit einer Angabe des Statistischen Bundesamts. Danach nutzen 23 Prozent der Unternehmen mit bezahlten Cloud-Diensten ein CRM aus der Cloud. Diese Quote bezieht sich nur auf Cloud-Nutzer und sagt nichts über Systeme auf eigenen Servern.3
Tabelle seitlich scrollen
| Beschäftigte | Deutschland 2025 | EU 2025 | Deutschland 2023 |
|---|---|---|---|
| Ab 10 gesamt | 29,6 % | 28,5 % | 27,5 % |
| 2 bis 9 | Kein Wert | Kein Wert | 13,9 % |
| 10 bis 49 | 26,0 % | 24,7 % | 23,7 % |
| 50 bis 249 | 43,5 % | 43,8 % | 40,4 % |
| Ab 250 | 61,1 % | 65,4 % | 59,5 % |
Quellen zur Tabelle1
Welches CRM für kleine Unternehmen passt zu Ihrem Ablauf?
Das passende CRM bildet Ihren heutigen Vertriebsablauf ab und lässt sich an Postfach und Kalender anbinden. Eine lange Funktionsliste hilft wenig, wenn das Team die Hälfte nie nutzt. Beschreiben Sie deshalb zuerst auf einer Seite, wie ein Kunde heute vom ersten Kontakt bis zum Auftrag kommt.
Mit dieser Beschreibung gehen Sie an zwei oder drei Kandidaten. Testen Sie jeden mit echten Daten, etwa zwanzig Kontakten und drei offenen Angeboten. Nach einer Woche zeigt sich, welches System Ihr Team ohne Nachhilfe bedient.
| Kriterium | Woran Sie es erkennen |
|---|---|
| Ablauf | Ihre Vertriebsphasen lassen sich mit Ihren eigenen Begriffen abbilden, ohne Umwege |
| Bedienung | Eine neue Kollegin findet sich nach einer kurzen Einweisung allein zurecht, auch in der App |
| Anbindung | Es gibt fertige Verbindungen zu Postfach, Kalender, Website-Formular und Buchhaltung |
| Nutzerzahl | Sie wissen, was zwei weitere Nutzer kosten und ob es Mindestmengen gibt |
| Automatisierung | Das System erinnert an Aufgaben und legt wiederkehrende Schritte selbst an |
| Datenstandort | Der Anbieter nennt den Speicherort und bietet einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung |
| Export | Kontakte, Notizen und Anhänge lassen sich jederzeit vollständig herunterladen |
| Kosten | Sie kennen den Preis über drei Jahre, mit Einrichtung, Zusatzmodulen und regulärem Preis nach Rabatten |
Reicht ein kostenloses CRM für kleine Unternehmen?
Für den Start oft ja, wenn zwei oder drei Personen damit arbeiten. HubSpot, Zoho, Salesforce und CentralStationCRM bieten kostenlose Versionen mit Nutzergrenzen. Pipedrive und monday CRM haben keine Gratisversion, dort gibt es eine Testphase von 14 Tagen.46781011
Die Grenzen liegen je nach Anbieter bei Automatisierungen, Anbindungen, der Zahl der Kontakte und beim Support. CentralStationCRM begrenzt die Gratisversion zum Beispiel auf 200 Kontakte. Klären Sie vor dem Start, wie Sie Ihre Daten exportieren, falls Sie später wechseln.7
Achten Sie bei bezahlten Tarifen auf Einführungsangebote. HubSpot gibt Neukunden derzeit einen befristeten Rabatt auf den Starter-Tarif. Rechnen Sie mit dem regulären Preis, damit das zweite Jahr keine Überraschung bringt.5
Alle Angaben stammen von den Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 4. Oktober 2026. Die Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer, soweit die Anbieter das ausweisen. Die Auswahl zeigt bekannte Beispiele und ist keine Empfehlung.
Tabelle seitlich scrollen
| Anbieter | Kostenlose Version | Bezahlter Einstieg |
|---|---|---|
| HubSpot | Ja, bis 2 Nutzer | Starter regulär 20 € je Lizenz. Befristet für Neukunden ab 7 € bei jährlicher und 10 € bei monatlicher Zahlung |
| Zoho CRM | Ja, dauerhaft für 3 Benutzer | Standard 14 € je Benutzer bei jährlicher, 20 € bei monatlicher Zahlung |
| CentralStationCRM | Ja, 3 Nutzer und 200 Kontakte | Team 24 € für 3 Nutzer zusammen |
| Salesforce | Ja, höchstens 2 Benutzer | Starter Suite ab 25 € je Benutzer, dazu Transaktionsgebühren |
| Pipedrive | Nein, 14 Tage Test | Lite 14 € je Nutzer bei jährlicher Zahlung |
| monday CRM | Nein, 14 Tage Test | Basic 12 € je Benutzer bei jährlicher, 18 € bei monatlicher Zahlung, ab 3 Benutzern |
Was kostet ein CRM wirklich?
Der Lizenzpreis zeigt nur einen Teil der Kosten. Dazu kommen die Einrichtung, die Übernahme der alten Daten, die Einweisung des Teams und die laufende Pflege. Diese Posten bezahlen Sie vor allem mit Arbeitszeit, deshalb stehen sie in keiner Preistabelle.
Das folgende Rechenbeispiel ist fiktiv. Es zeigt das erste Jahr eines erfundenen Betriebs mit acht Nutzern und einem angenommenen Listenpreis. Alle Werte sind gesetzte Annahmen, keine Branchenwerte und keine Preise von AK.
Im Beispiel entfallen nur 23 % der Kosten des ersten Jahres auf die Lizenz. Den größten Posten bildet die laufende Pflege. Genau dort sparen Sie, wenn E-Mails und Termine ohne Abtippen im CRM landen.
Tabelle seitlich scrollen
| Posten | Annahme | Betrag |
|---|---|---|
| Lizenz | 8 Nutzer × 20 € × 12 Monate | 1.920 € |
| Einrichtung | 40 Stunden × 60 € für Einrichtung und Datenübernahme | 2.400 € |
| Einweisung | 8 Personen × 3 Stunden × 60 € | 1.440 € |
| Pflege | 1 Stunde je Woche × 46 Wochen × 60 € | 2.760 € |
| Summe | Erstes Jahr | 8.520 € |
Welche Daten gehören ins CRM und welche nicht?
Ins CRM gehört, was Ihr Vertrieb für den nächsten Schritt braucht: Firma, Ansprechpartner mit Funktion, Kontaktweg, Verlauf, offene Angebote und die nächste Aufgabe. Halten Sie die Pflichtfelder knapp. Jedes zusätzliche Pflichtfeld ist eine Hürde, an der Einträge liegen bleiben.
Nützlich sind Felder, die beschreiben, ob ein Kunde zu Ihnen passt. Branche, Größe oder ein bestimmter Anlass lassen sich direkt aus Ihrem Zielkundenprofil übernehmen. So filtern Sie später, welche Kontakte Sie zuerst ansprechen.
Die DSGVO verlangt, Daten auf das für den Zweck nötige Maß zu beschränken und nur so lange zu speichern, wie der Zweck es erfordert. Private Bemerkungen, Gesundheitsangaben oder Vermutungen über Personen gehören deshalb nicht ins CRM. Schreiben Sie jede Notiz so, dass der Kunde sie lesen dürfte, denn nach Art. 15 DSGVO kann er Auskunft verlangen.12
Wie führen Sie ein CRM in sechs Schritten ein?
Eine CRM-Einführung im kleinen Betrieb ist ein überschaubares Projekt mit festem Stichtag. Die sechs Schritte zeigen, was ein System vorbereiten kann und was Sie selbst entscheiden. Planen Sie nach den ersten Wochen einen gemeinsamen Rückblick ein, um Felder und Regeln nachzuschärfen.
Ziel festlegen
- Das System bereitet vor
- Zeigt aus vorhandenen Listen, wie viele Kontakte, Angebote und Aufträge es heute gibt.
- Der Mensch entscheidet
- Legt fest, welche Frage das CRM in drei Monaten beantworten soll.
Phasen abbilden
- Das System bereitet vor
- Schlägt Vertriebsphasen aus dem heutigen Ablauf vor.
- Der Mensch entscheidet
- Benennt die Phasen so, wie das Team arbeitet.
Felder bestimmen
- Das System bereitet vor
- Listet vorhandene Spalten aus Excel und Postfach auf.
- Der Mensch entscheidet
- Wählt wenige Pflichtfelder und streicht den Rest.
Daten übernehmen
- Das System bereitet vor
- Bereinigt Dubletten und ordnet alte Spalten den neuen Feldern zu.
- Der Mensch entscheidet
- Kontrolliert eine Stichprobe und gibt den Import frei.
Kanäle anbinden
- Das System bereitet vor
- Verbindet Postfach, Kalender und Website-Formular mit dem CRM.
- Der Mensch entscheidet
- Entscheidet, welche Daten automatisch ins CRM dürfen.
Regeln vereinbaren
- Das System bereitet vor
- Erinnert an offene Aufgaben und zeigt leere Pflichtfelder.
- Der Mensch entscheidet
- Vereinbart, dass Gespräche und Angebote nur noch im CRM stehen, und schaut wöchentlich hinein.
Warum bleiben CRM-Systeme oft leer?
Ein CRM bleibt leer, wenn die Pflege mehr Arbeit macht, als sie dem Vertrieb bringt. Die Tabelle zeigt fünf typische Ursachen und ihr Gegenmittel. Fast alle lassen sich schon bei der Einrichtung vermeiden.
Quoten gescheiterter Einführungen nennen wir hier bewusst nicht. Für die oft zitierten Zahlen haben wir keine Quelle mit nachvollziehbarer Methode gefunden.
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| Ursache | Folge | Gegenmittel |
|---|---|---|
| Doppelte Pflege | Notizen stehen im Postfach und im CRM, irgendwann nur noch im Postfach | Postfach und Kalender anbinden, damit Einträge ohne Abtippen entstehen |
| Zu viele Pflichtfelder | Neue Kontakte werden halb oder gar nicht angelegt | Wenige Pflichtfelder festlegen, alles andere freiwillig |
| Führung schaut nicht | Das Team merkt, dass Einträge keine Rolle spielen | Die wöchentliche Vertriebsrunde direkt aus dem CRM führen |
| Alte Liste bleibt | Ein Teil des Teams arbeitet weiter in Excel | Die alte Liste nach dem Stichtag nur noch lesbar schalten |
| Kein eigener Nutzen | Der Vertrieb pflegt für andere und hat selbst nichts davon | Erinnerungen und Tageslisten so einrichten, dass sie dem Vertrieb Arbeit abnehmen |
Wie bleibt das CRM ohne Abtippen aktuell?
Am verlässlichsten bleibt ein CRM aktuell, wenn Einträge ohne Zutun entstehen. Verbinden Sie Postfach und Kalender, dann ordnet das System E-Mails und Termine dem passenden Kontakt zu. Anfragen über das Website-Formular landen direkt als neuer Kontakt mit Quelle.
KI kann zusätzlich Arbeit abnehmen. Sie fasst Gespräche zusammen, schlägt die nächste Aufgabe vor und ergänzt öffentliche Firmendaten wie Branche oder Standort. Bei unsicheren Zuordnungen gibt ein Mensch frei, bevor etwas im Kontakt landet.
Für Kundendaten gilt dabei dasselbe wie für das CRM selbst. Infrage kommen nur geschäftliche Zugänge mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.12
Was gilt beim Datenschutz für ein CRM?
Mit einem CRM aus der Cloud verarbeitet der Anbieter Kundendaten in Ihrem Auftrag. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, kurz AVV, mit festgelegten Pflichten. Fragen Sie vor dem Abschluss danach und legen Sie ihn zu Ihren Unterlagen.12
Gehen Daten in ein Land außerhalb der EU, brauchen Sie dafür eine Grundlage nach Art. 44 bis 46 DSGVO. Für die USA gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU nur für Unternehmen, die unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Sonst kommen etwa Standardvertragsklauseln infrage.121314
Der Vertrag mit dem Anbieter regelt nur dessen Rolle. Für jeden Kontakt im CRM brauchen Sie selbst eine Rechtsgrundlage, etwa einen Vertrag mit dem Kunden oder ein berechtigtes Interesse. Widerspricht jemand der Werbung, markieren Sie das im CRM so, dass ihn niemand erneut zu Werbezwecken anspricht.12
Tabelle seitlich scrollen
| Thema | Worauf Sie achten | Grundlage |
|---|---|---|
| Auftragsverarbeitung | AVV mit dem Anbieter abschließen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter ansehen | Art. 28 DSGVO |
| Drittland | Grundlage für Übermittlungen festhalten, etwa DPF-Zertifizierung oder Standardvertragsklauseln | Art. 44 bis 46 DSGVO |
| Speicherort | Rechenzentrum in der EU wählen, wo angeboten, und Ausnahmen für Support und Dienstleister nachlesen | Herstellerangaben |
| Datenumfang | Nur Felder anlegen, die der Vertrieb für den Zweck braucht | Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO |
| Löschung | Fristen festlegen und Kontakte ohne Zweck regelmäßig löschen | Art. 5 Abs. 1 Buchst. e, Art. 17 DSGVO |
| Zugriff | Rechte nach Rollen vergeben und Zugänge beim Ausscheiden sofort sperren | Art. 32 DSGVO |
| Vertragsende | Vollständigen Export testen und Rückgabe oder Löschung der Daten vereinbaren | Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO |
Quellen zur Tabelle12
Wo speichern bekannte CRM-Anbieter Ihre Daten?
Die Angaben der Anbieter unterscheiden sich deutlich. Manche speichern Daten von EU-Kunden in Deutschland, erlauben aber Zugriffe aus anderen Regionen. Andere sichern eine Verarbeitung ausschließlich in der EU nur im Enterprise-Tarif oder für ausgewählte Produkte zu.151618
Die Tabelle zeigt den Stand vom 4. Oktober 2026 nach den Seiten der Anbieter und der offiziellen DPF-Liste. Lesen Sie vor dem Vertrag die aktuellen Bedingungen nach, weil sich solche Angaben ändern.14
Tabelle seitlich scrollen
| Anbieter | DPF-Liste (USA) | Speicherort für EU-Kunden |
|---|---|---|
| HubSpot | HubSpot, Inc. aktiv | Deutschland (AWS). Zugriffe für Support und durch Dienstleister auch aus anderen Regionen möglich |
| Salesforce | Salesforce, Inc. aktiv | EU Operating Zone mit Verarbeitung nur in EU und Schweiz, für ausgewählte Produkte |
| Pipedrive | Pipedrive Inc. aktiv | Frankfurt und Dublin, Abweichungen im Einzelfall möglich |
| monday CRM | monday.com Inc. aktiv | Deutschland. Strikt in der EU erst im Enterprise-Tarif |
| Zoho CRM | Zoho Corporation seit 23.10.2023 nicht mehr aktiv | Region Europa mit Amsterdam und Dublin |
| CentralStationCRM | Nicht gelistet | Kundendaten und Anhänge in Deutschland |
Welche Kennzahlen sollte Ihr CRM zeigen?
Ein CRM zeigt Ihnen, wo Kunden auf dem Weg zum Auftrag hängen bleiben. Dafür reichen wenige Kennzahlen, wenn alle sie gleich zählen. Legen Sie die Definitionen schriftlich fest, bevor Sie die erste Auswertung ansehen.
Besonders aufschlussreich sind offene Angebote, sortiert nach Alter. Ein Angebot, das seit drei Wochen ohne Antwort liegt, verdient eine freundliche Nachfrage. Wie Sie dabei vorgehen, zeigt der Beitrag zum Nachfassen von Angeboten.
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Neue Kontakte | Wie viele passende Kontakte je Monat dazukommen und über welchen Weg |
| Geführte Gespräche | Wie viele Erstgespräche tatsächlich stattgefunden haben, nicht nur gebucht wurden |
| Angebote | Wie viele Angebote je Monat hinausgehen und mit welchem Volumen |
| Abschlussquote | Welcher Anteil der Angebote zum Auftrag wird |
| Offene Angebote | Wie lange Angebote ohne Entscheidung liegen, sortiert nach Alter |
| Antwortzeit | Wie schnell Ihr Team auf eine neue Anfrage reagiert |
Wie wechseln Sie von Excel oder einem alten CRM?
Ein Wechsel gelingt am besten mit einem festen Stichtag. Bis dahin gilt die alte Liste, ab dann nur noch das neue CRM. Die alte Datei schalten Sie danach auf nur lesen, damit niemand aus Gewohnheit weiterpflegt.
- Export: Alle Kontakte, Notizen und offenen Vorgänge vollständig aus dem alten System oder den Listen ziehen.
- Dubletten: Doppelte Firmen und Personen zusammenführen, bevor sie ins neue System wandern.
- Feldzuordnung: Jede alte Spalte einem neuen Feld zuordnen oder bewusst weglassen.
- Testimport: Zuerst eine kleine Auswahl importieren und mit dem Original vergleichen.
- Stichtag: Ab einem festen Datum arbeitet das ganze Team nur noch im CRM.
Welche CRM-Anbieter gibt es für kleine Unternehmen?
Das eine beste CRM für alle kleinen Unternehmen gibt es nicht. Hilfreicher ist die Frage, welcher Typ zu Ihrem Vertrieb passt. Die Tabelle ordnet bekannte Anbieter fünf Typen zu.
Alle Namen sind Beispiele und keine Empfehlung. Wählen Sie zwei oder drei Kandidaten aus dem passenden Typ und testen Sie sie mit Ihren eigenen Daten.20
Tabelle seitlich scrollen
| Typ | Beispiele | Passt, wenn |
|---|---|---|
| Gratis-Einstieg | HubSpot, Zoho CRM | Sie mit zwei oder drei Personen starten und später ausbauen wollen |
| Anbieter aus Deutschland | CentralStationCRM, cobra | Ihnen Speicherung in Deutschland wichtig ist, bei cobra auch auf eigenem Server |
| Vertriebs-CRM | Pipedrive | Ihr Vertrieb vor allem eine klare Übersicht über laufende Angebote braucht |
| Plattform mit Marketing | HubSpot, Salesforce | Vertrieb, Newsletter und Website-Anfragen in einem System laufen sollen |
| Arbeitsplattform | monday CRM | Sie Vertrieb und Projekte auf einer gemeinsamen Oberfläche planen wollen |
Quellen zur Tabelle20
Wie richten wir bei AK ein CRM ein?
Bei AK richten wir das CRM nach Ihrem Vertriebsablauf ein. Kundendaten aus den vereinbarten Kanälen laufen zusammen, Kontaktverläufe werden nachvollziehbar und nächste Aufgaben sind klar zugeordnet. Arbeiten Sie schon mit einem CRM, richten wir dieses ein, sonst wählen wir gemeinsam ein passendes aus.
Wir starten mit einem kleinen Pilot: Ein Teil Ihres Teams arbeitet zuerst mit dem System, danach weiten wir aus. Wiederkehrende Pflege übernehmen Automationen, die Freigabe bleibt bei Ihrem Team. So wird das CRM zum gemeinsamen Kontaktgedächtnis Ihres Vertriebs.
Wo Ihr Vertrieb heute Übersicht verliert, zeigt das Umsatzbringer-Profil. Im Erstgespräch besprechen wir, welcher nächste Schritt zu Ihrem Betrieb passt.
Quellen und Stand
Stand: 4. Oktober 2026. Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung zur Auswahl und Einführung eines CRM in Deutschland und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Preise, Tarife und Datenstandorte der Anbieter ändern sich häufig, wir aktualisieren sie vierteljährlich. Alle Zahlen im Kostenbeispiel sind fiktiv.
- 1Eurostat: Integration interner Prozesse nach Größenklasse (isoc_eb_iip) (neuer Tab)
Indikator E_CRM1, Anteil der Unternehmen mit CRM-Software, ohne Finanzsektor, Landwirtschaft und Bergbau. Deutschland 2025: 29,64 % ab 10 Beschäftigten, 2023: 27,49 %. Für 2 bis 9 Beschäftigte nur 2023 (13,88 %). Datenstand 27.02.2026, abgerufen über die Eurostat-Schnittstelle am 04.10.2026.
- 2Eurostat Statistics Explained: E-business integration (neuer Tab)
EU-weit nutzten 2025 28,51 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten CRM-Software. Datenauszug Mai 2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 3Destatis: Pressemitteilung Nr. 416 vom 24.11.2025 (neuer Tab)
54 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten nutzen 2025 bezahlte Cloud-Dienste. Unter diesen nutzen 23 % CRM als Cloud-Dienst. Abgerufen am 04.10.2026.
- 4HubSpot: Preise für das CRM (neuer Tab)
Free 0 € für bis zu 2 Benutzer. Starter ab 7 € je Lizenz und Monat bei jährlicher Zahlung als befristeter Rabatt von 65 %. Preise ohne Steuern. Abgerufen am 04.10.2026.
- 5HubSpot: CRM Starter (neuer Tab)
Regulär 20 € je Lizenz und Monat. Befristet nur für Neukunden ab 7 € bei jährlicher und ab 10 € bei monatlicher Zahlung. Abgerufen am 04.10.2026.
- 6Zoho CRM: Editionen und Preise (neuer Tab)
Kostenlose Edition dauerhaft für 3 Benutzer. Standard 14 € je Benutzer und Monat bei jährlicher, 20 € bei monatlicher Zahlung, Professional 23 € oder 35 €, zuzüglich lokaler Steuern. Euro-Werte laut Preisdaten der Seite, abgerufen am 04.10.2026.
- 7CentralStationCRM: Preise (neuer Tab)
Starter kostenlos für 3 Nutzer, 200 Kontakte und 100 MB Dateien. Team 24 € im Monat für 3 Nutzer, Small Office 75 € für 10 Nutzer, zuzüglich MwSt. Speicherung von Kundendaten und Anhängen in Deutschland. Abgerufen am 04.10.2026.
- 8Salesforce: CRM für kleine Unternehmen (neuer Tab)
Die kostenlose Suite ist für höchstens zwei Benutzer gedacht. Abgerufen am 04.10.2026.
- 9Salesforce: Preise für kleine Unternehmen (neuer Tab)
Starter Suite ab 25 € je Benutzer und Monat, zusätzlich fallen Transaktionsgebühren an. Ohne Angabe zur Umsatzsteuer. Abgerufen am 04.10.2026.
- 10Pipedrive: Preise (neuer Tab)
Keine kostenlose Version, Testphase 14 Tage. Lite 14 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (168 € im Jahr), Preise ohne Umsatzsteuer. Abgerufen am 04.10.2026.
- 11monday CRM: Preise (neuer Tab)
Keine kostenlose Version, Testphase 14 Tage. Basic 12 € je Benutzer und Monat bei jährlicher, 18 € bei monatlicher Zahlung, Auswahl ab 3 Benutzern, zuzüglich Steuern. Abgerufen am 04.10.2026.
- 12DSGVO: Artikel 5, 6, 9, 15, 17, 21, 28, 32 und 44 bis 46 (neuer Tab)
Datenminimierung und Speicherbegrenzung, Rechtsgrundlagen, besondere Kategorien, Auskunft, Löschung, Widerspruch, Auftragsverarbeitung mit Rückgabe oder Löschung zum Vertragsende, Sicherheit der Verarbeitung und Übermittlung in Drittländer. Abgerufen am 04.10.2026.
- 13EU-Kommission: Angemessenheitsbeschlüsse (neuer Tab)
Für die USA gilt der Beschluss nur für Unternehmen, die am EU-US Data Privacy Framework teilnehmen. Abgerufen am 04.10.2026.
- 14Data Privacy Framework: Liste der Teilnehmer (neuer Tab)
Abfrage am 04.10.2026: HubSpot, Inc., Salesforce, Inc., monday.com Inc. und Pipedrive Inc. aktiv. Zoho Corporation nach Rückzug seit 23.10.2023 inaktiv. Kein Eintrag für CentralStationCRM.
- 15HubSpot Knowledge Base: Cloud-Infrastruktur und Datenhosting (neuer Tab)
Daten von EU-Konten in Deutschland bei AWS. Zugriffe für Support und Sicherheit sowie durch Unterauftragsverarbeiter auch aus anderen Regionen möglich, Nutzungsdaten gehen in die USA. Stand 24.07.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 16Salesforce: Hyperforce EU Operating Zone (neuer Tab)
Speicherung und Verarbeitung von Kundendaten innerhalb von EU und Schweiz, für eine ausgewählte Menge an Produkten und Funktionen. Abgerufen am 04.10.2026.
- 17Pipedrive Support: How secure is my data in Pipedrive? (neuer Tab)
EU-Kunden in den Rechenzentren Frankfurt und Dublin, abweichende Zuordnung im Einzelfall möglich. Stand 03.09.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 18monday.com Trust Center: Privacy (neuer Tab)
Datenregion EU in Deutschland. Nur Enterprise-Konten in der EU-Region erhalten eine strikte Bindung an die Region, auch bei Unterauftragsverarbeitern. Abgerufen am 04.10.2026.
- 19Zoho: Know your datacenter (neuer Tab)
Region Europa mit Rechenzentren in Amsterdam (primär) und Dublin (sekundär). Abgerufen am 04.10.2026.
- 20cobra: CRM für den Mittelstand (neuer Tab)
Herstellerangabe: in Deutschland entwickelt, Betrieb in der eigenen Cloud in Neunkirchen (Siegerland) oder auf eigenem Server des Kunden. Abgerufen am 04.10.2026.