Was in einer E-Mail-Anfrage steht, tippt oft jemand nacheinander in Kundenliste, Angebot, Warenwirtschaft und Buchhaltung. Wir verbinden die Programme, die Sie schon nutzen, damit der Auftrag ohne Abtippen weiterläuft.
Steuerrelevantes nur über offizielle Schnittstellen · Sie bestimmen, was Ihr Team prüft
Auftrag · Musterbetrieb GmbHBeispielansicht
AnfrageE-Mail, Telefon oder FaxE-Mail von M. MustermannÜbergabe an Kunde, Heute: von Hand abtippen, verbunden: läuft weiter
KundeKundenlisteMusterbetrieb GmbHÜbergabe an Angebot, Heute: von Hand abtippen, verbunden: läuft weiter
AngebotAngebotsprogrammAngebot AN-1001Ihr Team prüft und versendetÜbergabe an Auftrag, Heute: von Hand abtippen, verbunden: läuft weiter
AuftragWarenwirtschaft / ERPAuftrag AU-1001Übergabe an Rechnung, Heute: von Hand abtippen, verbunden: läuft weiter
RechnungBuchhaltungRechnung RE-1001Übergabe über die offizielle Schnittstelle
Synthetische Beispielansicht. Keine echten Unternehmen oder Personen.
Für
Innendienst, Auftragsbearbeitung, Buchhaltung
Start
Mit wenigen wertvollen Verbindungen
Neue Programme
Nur, wo eines fehlt oder sich nicht anbinden lässt
Betreuung
Ein Ansprechpartner, auch nach dem Start
01 · Ausgangslage
Zwischen den Programmen wird abgetippt.
Die Anfrage wird abgeschrieben.
Name, Anschrift, Artikel und Menge stehen schon in der E-Mail oder auf dem Fax. Trotzdem landen sie von Hand in der Kundenliste und noch einmal im Angebot.
Listen halten zusammen, was getrennt ist.
Welches Angebot offen ist und was schon berechnet wurde, steht in einer Excel-Liste nebenher. Jemand muss sie aktuell halten.
Fehler fallen spät auf.
Ein Zahlendreher beim Übertragen zeigt sich oft erst, wenn der Kunde wegen der Rechnung nachfragt.
Die Angaben sind alle schon da. Sie müssen nur von selbst dort ankommen, wo der nächste Schritt passiert.
02 · Beispiel
Ein Auftrag, heute und verbunden.
Ein Beispielauftrag von der E-Mail-Anfrage bis zur Rechnung. Schalten Sie zwischen „Heute“ und „Verbunden“ um und sehen Sie, an welchen Übergaben heute abgetippt wird.
Auftrag · Musterbetrieb GmbH
Beispielansicht
4 Übergaben von Hand. Dieselben Angaben werden mehrmals eingetippt.
Anfrage
E-Mail, Telefon oder Faxz. B. Outlook
E-Mail von M. Mustermann120 × Artikel A-100, bis KW 46
kommt per E-Mail an
Übergabe an Kunde: von Hand abtippen
Kunde
Kundenlistez. B. HubSpot oder Excel
Musterbetrieb GmbHM. Mustermann, Musterstadt
von Hand angelegt
Übergabe an Angebot: von Hand abtippen
Angebot
Angebotsprogrammz. B. Lexware
Angebot AN-1001120 × Artikel A-100
von Hand geschrieben
Ihr Team prüft und versendet
Übergabe an Auftrag: von Hand abtippen
Auftrag
Warenwirtschaft / ERPz. B. SAP
Auftrag AU-1001Lieferung bis KW 46
nach Zusage von Hand übertragen
Übergabe an Rechnung: von Hand abtippen
Rechnung
Buchhaltungz. B. DATEV
Rechnung RE-1001an Musterbetrieb GmbH
von Hand erfasst
In der Ansicht „Verbunden“ sind alle vier Übergaben verbunden. Welche es bei Ihnen sein können, klären wir vorab.
Zur Abgrenzung: Hier läuft ein Auftrag von Programm zu Programm weiter. Soll dieselbe Angabe überall gleich sein, etwa eine Lieferadresse, ist das die Quelle der Wahrheit.
03 · Ablauf
Von der ersten Übergabe zum verbundenen Auftrag.
01Gemeinsam
Übergaben aufnehmen
Wir gehen mit Ihrem Team einen echten Auftrag durch und notieren, wo Angaben von einem Programm ins nächste getippt werden. Bei komplexen Abläufen in einer Betriebsanalyse.
02AK Consulting
Verbindungen prüfen und bauen
Wir klären, welche Übergaben sich verbinden lassen, und bauen die Verbindungen. Fehlt an einer Stelle ein Programm, schlagen wir eines vor.
03Sie
Freigeben, bis es läuft
Jede neue Verbindung läuft zuerst unter Ihrer Freigabe und erst selbstständig, wenn sie sich bewährt hat.
04Ihr Team
Weiterarbeiten wie gewohnt
Ihr Team arbeitet in den Programmen, die es kennt, und prüft, was ein Urteil braucht.
04 · Aus der Praxis
Vom Vertrieb ins Projekt: automatisch übergeben.
Praestio · Kundenprojekt1 MonatAufbau, Mitte Juli bis Mitte August 2026Strategie, Systemaufbau und Automationen in Close und ClickUp, vollständig von AK umgesetzt.Projekt ansehen: Praestio
Mit dem Projektstart wird der Kunde automatisch an das Projektmanagement in ClickUp übergeben.
Schematische Darstellung des Ablaufs. Kein Originalscreen des Kundensystems.
Die Zahl beschreibt die Aufbauzeit bei Praestio. Eine Zeit- oder Kostenersparnis wurde dort nicht gemessen.
Ihre Programme bleiben, wo sie sich verbinden lassen.
Ob eine Übergabe verbunden werden kann, hängt von der Schnittstelle ab, also davon, ob ein Programm Angaben weitergeben und annehmen kann. Das prüfen wir vor dem Start. Hat ein älteres Programm keine, etwa eine alte Warenwirtschaft, raten wir Ihnen, es abzulösen. Behalten Sie es lieber, bauen wir Ihre Lösung trotzdem, können dafür aber keine Garantie geben.
Sie wissen, wo es hakt, und suchen eine Lösung, die wirklich passt. Darauf können Sie sich verlassen.
Zufriedenheitsgarantie
30 Tage testen und nachbessern.
Nach der Fertigstellung testen Sie die Lösung 30 Tage lang mit Ihrem Team. Sie geben uns so viele Korrekturen mit, wie Sie möchten, bis sie wirklich passt.
Alles gehört Ihnen.
Die eingerichteten Automationen und die Software gehören vollständig Ihnen. Für Erstellung und Einrichtung zahlen Sie einmalig.
Ein Ansprechpartner, auch nach dem Start.
Die laufende Betreuung schützt Sie vor wiederkehrenden großen Summen für Fehlerbehebung und Änderungen. Fehlermeldungen und ein monatlicher Bericht zu Ihrem System kommen automatisch bei uns an, auch wenn ein angebundenes Programm etwas ändert. Und wir halten Ihr System aktuell.
Wie lange es dauert, hängt von Ihrem Ausgangspunkt ab. Spätestens nach einem Quartal merken Sie die ersten Änderungen, danach Woche für Woche mehr.
Sie kennen das Problem in Ihrem Betrieb schon? Im kostenfreien Potenzialgespräch klären wir, wie diese Lösung bei Ihnen aussieht.
Einmalig für Erstellung und Einrichtung, danach laufende Betreuung durch uns. Kleine Hebel setzen wir direkt um, komplexe Abläufe beginnen mit einer Betriebsanalyse.
