Für Ihre Kunden- und Auftragsdaten bauen wir in aller Regel eine eigene Datenbank. Sie liegt bei Ihnen, und Sie haben die volle Kontrolle darüber. Dort wird jede Angabe einmal gepflegt, Ihre Programme bekommen sie von dort. Zieht ein Kunde um, stimmt die neue Adresse danach in jedem angebundenen Programm.
Jeder schaut woanders nach und findet etwas anderes.
Dieselbe Angabe an vier Stellen.
Die Adresse eines Kunden steht im Kundenstamm, im Adressbuch, in der Lieferliste und in der Buchhaltung. Jede dieser Stellen pflegt jemand von Hand.
Änderungen kommen nicht überall an.
Wer eine neue Adresse oder einen neuen Auftragsstatus erfährt, trägt ihn dort ein, wo er gerade arbeitet. Die anderen Stellen zeigen weiter den alten Eintrag.
Rückfragen kosten jeden Tag Zeit.
Welche Angabe gilt, klärt sich erst im Gespräch mit Kollegen. Fragt niemand nach, geht die Rechnung an die alte Adresse.
Deshalb bekommt jede Angabe einen festen Ort: Ihre eigene Datenbank. Von dort erreicht sie alle anderen Programme, ohne dass jemand nachträgt.
02 · Beispiel
Ein Kunde zieht um. Wo steht welche Adresse?
Musterbetrieb A meldet per Mail eine neue Adresse. Schalten Sie zwischen „Heute“ und „Mit einer Quelle“ um: Sie sehen, an welcher Stelle welche Adresse steht und wohin die nächste Rechnung geht.
Ein Kunde zieht umMusterbetrieb A GmbHBeispielansicht
Anlass
Mail von M. Mustermann
„Wir ziehen um. Ab sofort bitte an die Musterstraße 12, 12345 Musterstadt.“
Wo die Adresse steht
Ihre Datenbankbei Ihnen, unter Ihrer Kontrolle–Musterstraße 12gibt es heute nichthier gepflegt
Kundenstammz. B. in Ihrer WarenwirtschaftBeispielweg 4Musterstraße 12alte Adresseübernommen
Adressbuchz. B. in OutlookMusterstraße 12Musterstraße 12von Hand geändertübernommen
Lieferlistez. B. in ExcelBeispielweg 4Musterstraße 12alte Adresseübernommen
Buchhaltungz. B. in Lexware OfficeBeispielweg 4Musterstraße 12alte Adresseoffizielle Schnittstelle
Im Team
Wer die Mail liest, ändert das Adressbuch. Die anderen Stellen erfahren nichts davon.
Versand: „Welche Adresse gilt jetzt?“
Die neue Adresse wird einmal in Ihrer Datenbank eingetragen, über eine eigene Oberfläche oder ein angebundenes Programm. Alle vier Stellen bekommen sie von dort, die Buchhaltung über die offizielle Schnittstelle.
Versand: Keine Rückfrage nötig.
Folge: Die nächste Rechnung geht an den Beispielweg 4.
Ergebnis: Die nächste Rechnung geht an die Musterstraße 12.
Die Programmnamen sind Beispiele. Was an Steuerberater und Finanzamt geht, läuft nur über offizielle Programme und Schnittstellen, nichts Selbstgebautes.
03 · Übersicht
Ein Ort für jede Angabe: Ihre Datenbank.
Was für die Adresse gilt, gilt für jede Angabe, die Ihr Team an mehreren Stellen braucht: Sie wird in Ihrer Datenbank gepflegt, und jedes Programm bekommt von dort, was es braucht.
Wer bekommt was? Ein Beispiel für einen Betrieb mit Warenwirtschaft, Outlook, Excel und Lexware Office.Beispielansicht
AngabeKommt automatisch an in
Ihre DatenbankHier wird jede Angabe gepflegt.Liegt bei Ihnen, unter Ihrer Kontrolle.
Adresse eines Kundenwie im BeispielKommt automatisch an in: KundenstammAdressbuchLieferlisteBuchhaltung
AnsprechpartnerKommt automatisch an in: KundenstammAdressbuchProjektblatt
AuftragsstatusKommt automatisch an in: ProjektblattLieferliste
LieferterminKommt automatisch an in: KalenderLieferlisteProjektblatt
Meist bauen wir diese Datenbank eigens für Ihren Betrieb. Welche Angaben dort gepflegt werden und welches Programm was bekommt, legen wir mit Ihnen fest.
Und was unterscheidet das von der verbundenen Tool-Landschaft?
Diese Lösung
Eine Quelle der Wahrheit
Dieselbe Angabe ist überall gleich.
Ihre DatenbankKundenstammMusterstraße 12AdressbuchMusterstraße 12LieferlisteMusterstraße 12BuchhaltungMusterstraße 12
Andere Lösung
Eine verbundene Tool-Landschaft
Ein Vorgang läuft von Programm zu Programm weiter.
Welche der beiden Lösungen bei Ihnen zuerst hilft, klären wir im Potenzialgespräch.
04 · Ablauf
So bekommt jede Angabe ihren festen Ort.
01Gemeinsam
Aufnehmen, wo was steht
Wir sehen uns an, in welchen Programmen und Listen Ihre Kundendaten und Auftragsstände heute stehen und wo doppelt gepflegt wird. Bei komplexen Abläufen sehen wir in einer Betriebsanalyse genauer hin.
02AK Consulting
Datenbank bauen und anbinden
Wir bauen Ihre eigene Datenbank und legen mit Ihnen fest, welche Angaben dort gepflegt werden. Dann binden wir Ihre Programme an, damit sie diese Angaben von dort bekommen.
03Sie
Die ersten Übernahmen freigeben
Am Anfang geben Sie die ersten Übernahmen frei. Haben sie sich bewährt, laufen sie selbstständig. Jede einzelne Adressänderung müssen Sie dann nicht mehr bestätigen.
04Ihr Team
Einmal eintragen, fertig
Eine Änderung wird nur noch einmal gepflegt: direkt in Ihrer Datenbank oder in einem angebundenen Programm, das sie dorthin weitergibt. Alle angebundenen Programme zeigen danach dieselbe Angabe.
05 · Aus der Praxis
Zwei Projekte, in denen verteilte Daten eine gemeinsame Grundlage bekamen.
Gezeigt wird jeweils der heutige Zustand der Systeme, keine gemessene Zeitersparnis.
Ihre Datenbank. Bei Ihnen, unter Ihrer Kontrolle.
Die Datenbank ist datenschutzkonform aufgestellt. Ihr Team arbeitet weiter in den Programmen, die es kennt. Was sich anbinden lässt, hängt von den Schnittstellen Ihrer Programme ab, also davon, ob ein Programm Daten mit anderen austauschen kann. Das klären wir vorab. Wie wir die Verbindungen absichern, lesen Sie gleich im Anschluss.
Sie wissen, wo es hakt, und suchen eine Lösung, die wirklich passt. Darauf können Sie sich verlassen.
Zufriedenheitsgarantie
30 Tage testen und nachbessern.
Nach der Fertigstellung testen Sie die Lösung 30 Tage lang mit Ihrem Team. Sie geben uns so viele Korrekturen mit, wie Sie möchten, bis sie wirklich passt.
Alles gehört Ihnen.
Die eingerichteten Automationen und die Software gehören vollständig Ihnen. Für Erstellung und Einrichtung zahlen Sie einmalig.
Ein Ansprechpartner, auch nach dem Start.
Die laufende Betreuung schützt Sie vor wiederkehrenden großen Summen für Fehlerbehebung und Änderungen. Fehlermeldungen und ein monatlicher Bericht zu Ihrem System kommen automatisch bei uns an, auch wenn ein angebundenes Programm etwas ändert. Und wir halten Ihr System aktuell.
Wie lange es dauert, hängt von Ihrem Ausgangspunkt ab. Spätestens nach einem Quartal merken Sie die ersten Änderungen, danach Woche für Woche mehr.
Sie kennen das Problem in Ihrem Betrieb schon? Im kostenfreien Potenzialgespräch klären wir, wie diese Lösung bei Ihnen aussieht.
Einmalig für Erstellung und Einrichtung, danach laufende Betreuung durch uns. Kleine Hebel setzen wir direkt um, komplexe Abläufe beginnen mit einer Betriebsanalyse.
