Von der Anfrage bis zur Mahnung erledigt ein automatischer Ablauf die wiederkehrenden Schritte in Ihren Programmen. Bei Ihrem Team landen Angebote mit Sonderpreis, Ausnahmen und die Übergabe ans Inkasso.
Ihre Programme bleiben · Jeder Ablauf startet mit Ihrer Freigabe
MusterauftragMusterbau GmbH · Lieferung und Montage von 6 HallentorenBeispielansicht
01Anfrage erfasstper E-Mail, Fax oder Telefonläuft automatisch
02Angebotsentwurf erstelltPositionen aus Ihrer Preislisteläuft automatisch
03Angebot freigegebenSonderrabatt gewünschtIhr Team entscheidet
04Angebot versendetNachfassen ist eingeplantläuft automatisch
+ 7 weitere Schritte: Auftrag · Rechnung und Zahlung
Synthetische Beispielansicht. Keine echten Unternehmen oder Personen.
Für
Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen
Bleibt bei Ihnen
Sonderpreise, Zusagen und Ausnahmen
Selbstständig ab
80 von 100 Fällen korrekt, die letzten 20 am Stück
Betreuung
Ein Ansprechpartner, auch nach dem Start
01 · Ausgangslage
Jeder Auftrag geht durch dieselben Handgriffe.
Anfragen und Angebote warten.
Anfragen kommen per E-Mail, Fax oder Telefon. Preise zusammensuchen, Angebot schreiben, nachfassen: Das passiert, wenn jemand Zeit hat. Manche Anfrage geht dabei unter.
Aufträge hängen am Gedächtnis.
Auftragsbestätigung, Projektordner, fehlende Angaben vom Kunden: Wer was nachhält, steht auf Zetteln, im Kalender oder in einer Excel-Liste.
Rechnungen und Mahnungen bleiben liegen.
Rechnungen entstehen erst, wenn jemand dazu kommt. Zahlungseingänge gleicht jemand von Hand ab, Mahnungen gehen unregelmäßig hinaus.
Deshalb erledigt ein automatischer Ablauf, was sich bei jedem Auftrag wiederholt. Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
02 · Beispiel
Ein Auftrag, Schritt für Schritt.
Ein Musterauftrag von der Anfrage bis zur Mahnung. Wählen Sie einen Schritt und sehen Sie, was automatisch läuft und wo Ihr Team entscheidet.
Anfrage und Angebot
Auftrag
Rechnung und Zahlung
Schritt 01 von 11 · Anfrage und AngebotBeispielansicht
Anfrage erfasst
läuft automatisch
Automatisch
Nimmt Anfragen per E-Mail, Fax oder Telefon auf, erkennt Kunde und gewünschte Leistung und ordnet sie im Kundenstamm zu.
Ihr Team
Bekommt eine Anfrage nur vorgelegt, wenn der Kunde neu ist oder Angaben fehlen.
Im Beispiel
Eingang
E-Mail von M. Mustermann, Musterbau GmbH
Anfrage
Lieferung und Montage von 6 Hallentoren
Kunde
im Kundenstamm gefunden
Ebenfalls heute
Anfrage per Fax von Muster Haustechnik GmbH
Wo: E-Mail, Fax oder Telefon, dazu der Kundenstamm
Am Anfang mit Ihrer Freigabe, bis sich der Schritt bewährt hat. Wie das geht
Die Schritte laufen in den Programmen, die Sie schon nutzen, etwa Outlook, Excel oder Lexware. Was in Ihrem Betrieb möglich ist, hängt von den Schnittstellen ab, das klären wir vorab.
Vom Freigeben zum Selbstlaufen
Jeder automatische Schritt startet mit Ihrer Freigabe. Ohne Einzelfreigabe läuft er erst, wenn er sich bewährt hat. Wählen Sie einen Zustand:
Ihr Team gibt jedes Standardangebot frei und korrigiert, wo nötig. Jeder Fall zählt mit.
Mindestens 80 von 100 Fällen korrekt
offen
Die letzten 20 Fälle am Stück korrekt
offen
Was nie ohne Freigabe läuft, legen Sie fest, etwa neue Kunden, Sonderpreise oder die Übergabe ans Inkasso. Die Regel ist eine Orientierung und kann je nach Risiko strenger ausfallen.
03 · Ablauf
Vom Handgriff zum Ablauf, der sich bewährt.
01Gemeinsam
Abläufe auswählen
Wir klären, welche Abläufe Ihr Team am meisten Zeit kosten. Kleine, klare Hebel setzen wir direkt um. Bei komplexen Abläufen messen wir zuerst, in einer Betriebsanalyse vor Ort.
02AK Consulting
In Ihren Programmen einrichten
Wir bauen den Ablauf in die Programme, die Sie schon nutzen, und hinterlegen mit Ihnen Preise, Textbausteine und Fristen.
03Ihr Team
Freigeben, bis es sitzt
Am Anfang prüft Ihr Team jeden Fall. Ohne Einzelfreigabe läuft ein Schritt erst, wenn er sich wie im Beispiel gezeigt bewährt hat.
04Gemeinsam
Im Alltag
Ihr Team entscheidet Ausnahmen und prüft Stichproben. Für alles Technische bleiben wir Ihr Ansprechpartner.
04 · Aus der Praxis
Ein echter Fall: vom Angebot bis zur Mahnung.
Der Musterauftrag oben dient nur als Beispiel. Gemessen wurde bei WDVS-Direkt, ausschließlich im Rechnungswesen.
WDVS-Direkt · Gemessener Kundenfall1.139 → 82Stunden Verwaltungsaufwand pro Jahr, vorher und nachherRechnungswesen · Messung Januar bis Juli 2026, auf ein Jahr hochgerechnet
02AnnahmeDie digitale Annahme oder Signatur stößt die Auftragsbestätigung an.
03AuftragsnachhaltungBei Abweichungen oder fehlenden Informationen entstehen automatisch Erinnerungen und Aufgaben.
04MahnungDas Mahnverfahren läuft automatisiert. Die Übergabe an das Inkasso braucht eine menschliche Freigabe.
Vorher
Angebote wurden manuell erstellt. Die Nachverfolgung lag teilweise in Kalendern, Blöcken und Excel.
Die Zahl beschreibt den Verwaltungsaufwand im gesamten Rechnungswesen, nicht einzelne Schritte.
Ihre Kunden sprechen weiter mit Ihrem Team.
Die Abläufe arbeiten im Hintergrund, in den Programmen, mit denen Ihr Team schon arbeitet. Telefonate bleiben in der Regel bei Ihrem Team, ebenso alles, was ein persönliches Wort braucht.
Sie wissen, wo es hakt, und suchen eine Lösung, die wirklich passt. Darauf können Sie sich verlassen.
Zufriedenheitsgarantie
30 Tage testen und nachbessern.
Nach der Fertigstellung testen Sie die Lösung 30 Tage lang mit Ihrem Team. Sie geben uns so viele Korrekturen mit, wie Sie möchten, bis sie wirklich passt.
Alles gehört Ihnen.
Die eingerichteten Automationen und die Software gehören vollständig Ihnen. Für Erstellung und Einrichtung zahlen Sie einmalig.
Ein Ansprechpartner, auch nach dem Start.
Die laufende Betreuung schützt Sie vor wiederkehrenden großen Summen für Fehlerbehebung und Änderungen. Fehlermeldungen und ein monatlicher Bericht zu Ihrem System kommen automatisch bei uns an, auch wenn ein angebundenes Programm etwas ändert. Und wir halten Ihr System aktuell.
Wie lange es dauert, hängt von Ihrem Ausgangspunkt ab. Spätestens nach einem Quartal merken Sie die ersten Änderungen, danach Woche für Woche mehr.
05 · Passt dazu
Verlässliche Daten, verbundene Programme, ein Überblick.
Sie kennen das Problem in Ihrem Betrieb schon? Im kostenfreien Potenzialgespräch klären wir, wie diese Lösung bei Ihnen aussieht.
Einmalig für Erstellung und Einrichtung, danach laufende Betreuung durch uns. Kleine Hebel setzen wir direkt um, komplexe Abläufe beginnen mit einer Betriebsanalyse.
