Microsoft Copilot Datenschutz: Was Unternehmen 2026 wissen
Microsoft Copilot verarbeitet Ihre Daten unter den Verträgen von Microsoft 365 und nutzt sie nicht zum Training. Für Kunden in der EU gilt die EU-Datengrenze, mit drei Ausnahmen: Anthropic-Modelle, die Websuche über Bing und die Lastverteilung bei Spitzen. Und Copilot findet alles, was ein Nutzer öffnen darf. Datenschutz beginnt deshalb bei den Berechtigungen.1461011
Inhalt16 Kapitel
„Bei Copilot zählt die Ordnung im eigenen Microsoft 365 mehr als jedes Vertragsdetail. Copilot macht sichtbar, was ohnehin freigegeben ist. Deshalb gehören Ablagen und Freigaben an den Anfang, und freigeschaltet wird zuerst für eine kleine Gruppe.“
Benjamin Wünsche, CEO & SystemarchitektAus der PraxisWas ist Microsoft Copilot im Unternehmen?
Microsoft Copilot ist der KI-Assistent in Microsoft 365. Früher hieß er Microsoft 365 Copilot, die Einstiegsversion heißt jetzt Microsoft Copilot Chat. An Sicherheit und Datenschutz ändert die Umbenennung laut Microsoft nichts. In Lizenzen und auf Preisseiten stehen die alten Namen noch eine Weile.1
Der Unterschied liegt im Zugriff. Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen ohne Aufpreis enthalten und arbeitet vor allem mit dem Web und mit Inhalten, die ein Nutzer selbst einfügt oder hochlädt. In Outlook sieht er zusätzlich Postfach, Kalender und Besprechungen.25
Der lizenzierte Copilot greift dagegen über Microsoft Graph auf alles zu, was der Nutzer in Microsoft 365 öffnen darf. Microsoft Graph ist die Schnittstelle zu E-Mails, Dateien, Chats und Kalendern. Für beide Varianten gilt der Enterprise-Datenschutz: die Zusagen aus Datenschutznachtrag und Product Terms, mit Microsoft als Auftragsverarbeiter.14
Tabelle seitlich scrollen
| Merkmal | Copilot Chat | Microsoft Copilot (Lizenz) |
|---|---|---|
| Zugriff | Web, eingefügte und hochgeladene Inhalte, geöffnete Dateien. In Outlook auch Postfach, Kalender und Besprechungen | Zusätzlich alle Inhalte in Microsoft 365, die der Nutzer öffnen darf, über Microsoft Graph |
| Vertrag | Datenschutznachtrag und Product Terms, Microsoft als Auftragsverarbeiter | Gleich |
| Websuche | Über Bing, außerhalb des Datenschutznachtrags | Gleich |
| Kosten | In berechtigten Microsoft-365-Lizenzen enthalten | Zusatzlizenz, Preise in Kapitel 15 |
| Früherer Name | Microsoft 365 Copilot Chat | Microsoft 365 Copilot |
Siehe auch
KI für Unternehmen im ÜberblickWelche Daten sieht Copilot?
Copilot zeigt nur Inhalte, die der jeweilige Nutzer mindestens lesen darf. Der Suchindex hinter Copilot, bei Microsoft Semantic Index genannt, hält sich an dieselben Rechte wie SharePoint, OneDrive oder Teams. Verschlüsselte Dateien mit Vertraulichkeitsbezeichnung behandelt Copilot nach den Nutzungsrechten des Nutzers.1
Genau hier liegt das Risiko. Copilot schafft keine neuen Zugriffsrechte, er macht vorhandene aber sichtbar. Ein Ordner „Gehälter 2026“ liegt in einer Teamsite, die alle Mitarbeitenden öffnen dürfen (fiktives Beispiel). Ohne Copilot findet ihn niemand, mit Copilot genügt eine Frage.
Dasselbe gilt für Freigaben über die Firmengrenze, etwa geteilte Kanäle in Teams mit Partnerfirmen. Räumen Sie deshalb vor dem Start Freigaben auf, die für alle Mitarbeitenden oder für Externe offen stehen. Sensible Ordner bekommen eine Vertraulichkeitsbezeichnung.1
Nutzt Microsoft Ihre Daten zum Training?
Nein. Eingaben, Antworten und die Daten, auf die Copilot über Microsoft Graph zugreift, nutzt Microsoft nicht zum Training der Sprachmodelle. Das gilt auch für den gespeicherten Verlauf und für Copilot Chat.134
Anders liegt freiwilliges Feedback, das Nutzer zu einer Antwort senden. Microsoft kann es zur Verbesserung von Copilot verwenden, aber nicht zum Training der Grundmodelle. Ob Ihre Beschäftigten Feedback senden dürfen, legen Admins zentral fest.1
In Azure OpenAI gibt es eine Missbrauchskontrolle, bei der auch Menschen Inhalte sichten. Für Copilot hat Microsoft sich davon abgemeldet. Andere Regeln gelten für Anthropic-Modelle mit Datenspeicherung, dazu mehr in Kapitel 5.16
Wo verarbeitet Copilot Ihre Daten?
Für Kunden in der EU ist Copilot ein Dienst der EU-Datengrenze, bei Microsoft EU Data Boundary genannt. Anfragen aus der EU bleiben dann innerhalb dieser Grenze. Seit März 2024 gehört Copilot außerdem zu den Diensten, für die Microsoft in den Product Terms Zusagen zum Speicherort gibt.1
Die erste Ausnahme ist die Lastverteilung, bei Microsoft Flex Routing genannt. Ist sie erlaubt, darf Copilot die Antworten bei Lastspitzen auch in den USA, in Kanada oder in Australien berechnen. Gespeichert wird weiter in der EU, bis auf pseudonymisierte Kennungen für Sicherheit und Betrieb.910
Die Lastverteilung ist eine Einstellung Ihres Tenants, also der Microsoft-365-Umgebung Ihres Unternehmens. Bei Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist die Lastverteilung standardmäßig an. Für ältere Tenants empfiehlt Microsoft, die Einstellung im Admin Center anzusehen.10
Die beiden anderen Ausnahmen sind die Anthropic-Modelle und die Websuche über Bing. Die Tabelle zeigt alle Fälle auf einen Blick.611
Tabelle seitlich scrollen
| Fall | Wo gerechnet wird | Standard in EU-Tenants |
|---|---|---|
| Regelfall | Innerhalb der EU-Datengrenze. Copilot ist seit 1. März 2024 Teil der Zusagen zum Speicherort | Ohne eigene Einstellung |
| Lastverteilung | Bei Lastspitzen auch in den USA, Kanada oder Australien. Gespeichert wird in der EU, bis auf pseudonymisierte Kennungen | An für Tenants ab 25. März 2026, ältere im Admin Center ansehen |
| Anthropic | Außerhalb der EU-Datengrenze | Allgemein aus, in Word, Excel und PowerPoint an für Tenants ab 25. März 2026 |
| OpenAI direkt | In der EU-Datengrenze. Eine pseudonymisierte Nutzerkennung liegt in den USA | An seit 24. Juli 2026 für berechtigte Geschäftskunden |
| Websuche | Suchbegriffe gehen an Bing, ohne EU-Datengrenze und ohne Datenschutznachtrag | An, solange keine Richtlinie gesetzt ist |
Warum sind die Anthropic-Modelle eine Ausnahme?
Microsoft bietet in Copilot auch die Claude-Modelle von Anthropic an, etwa im Recherche-Agenten oder beim Bearbeiten in Excel. Anthropic ist dafür Unterauftragsverarbeiter von Microsoft, der Datenschutznachtrag gilt also weiter. Von der EU-Datengrenze sind diese Modelle aber ausgenommen.612
In der EU, der EFTA und Großbritannien steht die allgemeine Einstellung für Anthropic standardmäßig auf „No users“, also aus. Seit April 2026 gibt es daneben eine eigene Einstellung für Copilot in Word, Excel und PowerPoint. Sie ist in Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, standardmäßig an, und die Verarbeitung läuft dann außerhalb der EU-Datengrenze.67
Für ältere Tenants nennt Microsoft den Standard im Message Center, der Nachrichtenzentrale im Admin Center. Eine Sonderrolle haben Modelle mit dem Zusatz „with Data Retention“. Dort speichert Anthropic selbst, es gelten die Bedingungen von Anthropic statt des Microsoft-Vertrags, und die Modelle bleiben aus, bis ein Admin zustimmt.67
Tabelle seitlich scrollen
| Variante | Vertrag und Speicherung | Standard in EU-Tenants |
|---|---|---|
| Allgemein | Anthropic als Unterauftragsverarbeiter, Datenschutznachtrag von Microsoft gilt. Außerhalb der EU-Datengrenze | Aus („No users“), Freigabe durch AI Administrator oder Global Administrator |
| Word, Excel, PowerPoint | Wie allgemein, Verarbeitung außerhalb der EU-Datengrenze. Einstellbar, solange die allgemeine Einstellung aus ist | An für Tenants ab 25. März 2026, ältere laut Message Center |
| Mit Datenspeicherung | Anthropic als eigenständiger Verarbeiter mit eigenen Bedingungen. Die meisten Ein- und Ausgaben bleiben bis zu 30 Tage bei Anthropic, bei Verdacht auf Verstöße länger | Immer aus, bis ein Admin ausdrücklich zustimmt |
Was gilt für die OpenAI-Modelle in Copilot?
Die GPT-Modelle laufen in Copilot auf zwei Wegen. Microsoft betreibt sie selbst über Azure OpenAI. Seit Juli 2026 stellt Microsoft zusätzlich Modelle bereit, die OpenAI selbst betreibt, mit OpenAI als Unterauftragsverarbeiter.8
Diese von OpenAI betriebenen Modelle sind seit dem 24. Juli 2026 für berechtigte Geschäftskunden standardmäßig für alle Nutzer an. Der Datenschutznachtrag gilt, und die Verarbeitung liegt innerhalb der EU-Datengrenze. Eine pseudonymisierte Nutzerkennung speichert OpenAI aber für Fehlersuche und Sicherheit in den USA.89
Zwei Punkte gehören in Ihre Dokumentation. Zusagen zur Verarbeitung im eigenen Land gelten für diese Modelle derzeit nicht. Zertifizierungen und Prüfberichte verwaltet OpenAI selbst, Nachweise dazu finden Sie auf den Seiten von OpenAI.8
Was passiert bei der Websuche über Bing?
Braucht Copilot aktuelle Informationen aus dem Netz, bildet er aus Ihrer Eingabe einige Suchbegriffe und schickt sie an Bing. Die vollständige Eingabe geht nur bei sehr kurzen Fragen mit, ganze Dateien und Kennungen wie Nutzername oder Tenant-ID nie. Inhalte aus einem geöffneten Dokument können aber in die Suchbegriffe einfließen.11
Für diese Suchbegriffe gilt der Datenschutznachtrag nicht, und auch die EU-Datengrenze greift nicht. Microsoft handelt dabei als eigener Verantwortlicher. In den Product Terms sagt Microsoft zu, die Suchbegriffe nicht für Werbeprofile, zur Verbesserung von Bing oder zum Training von Modellen zu nutzen.411
Ein Beispiel aus der Microsoft-Dokumentation zeigt die Grenze. Fragt ein Nutzer nach öffentlichen Informationen über seine Vorgesetzte, sucht Copilot bei Bing nach ihrem Namen. Admins sehen die erzeugten Suchbegriffe im Audit-Protokoll und in eDiscovery.11
Wie lange speichert Copilot Eingaben und Antworten?
Copilot hält jede Interaktion im Aktivitätsverlauf fest: die Eingabe, die Antwort und die Quellen, auf die sich die Antwort stützt. Die Daten liegen verschlüsselt bei Ihren übrigen Microsoft-365-Inhalten und unterliegen denselben Vertragszusagen. Bei Copilot Chat landen Eingaben und Antworten in Exchange.13
Wie lange der Verlauf bleibt, steuern Sie selbst. Admins legen Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview fest und finden Interaktionen über die Inhaltssuche oder eDiscovery. Nutzer können ihren eigenen Verlauf im Kontoportal „Mein Konto“ löschen.1
Für Ihr Löschkonzept heißt das: Legen Sie eine Frist für Copilot-Verläufe fest, statt sie unbegrenzt liegen zu lassen. Stimmen Sie die Frist mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Welche Risiken hat Microsoft Copilot für den Datenschutz?
Die meisten Risiken entstehen in Ihrer eigenen Umgebung, weniger im Rechenzentrum. Copilot verstärkt, was an Freigaben, Einstellungen und Gewohnheiten schon da ist. Die Tabelle fasst die Risiken aus diesem Beitrag zusammen und nennt je eine Gegenmaßnahme.
Bei Agenten von Drittanbietern lohnt ein zweiter Blick. Copilot kann ihnen Anfragen schicken, die auf Ihrer Eingabe, Ihrem Verlauf und Ihren Daten in Microsoft 365 beruhen. Für die Agenten gelten deren eigene Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen, und Admins entscheiden im Bereich „Integrated apps“, welche erlaubt sind.14
Und Copilot kann sich irren. Microsoft schreibt selbst, dass KI-Antworten nicht garantiert zu hundert Prozent stimmen. Wer eine Antwort weitergibt, liest sie vorher und hält sie gegen die Quelle.1
| Risiko | Gegenmaßnahme |
|---|---|
| Zu weite Freigaben | Freigaben für alle Mitarbeitenden und für Externe aufräumen, sensible Ordner mit Vertraulichkeitsbezeichnung versehen |
| Websuche | Richtlinie „Allow web search in Copilot“ bewusst setzen, statt den Standard zu übernehmen |
| Drittmodelle | Anthropic, OpenAI und die Lastverteilung im Admin Center bewusst einstellen und dokumentieren |
| Agenten | Nur Agenten zulassen, deren Datenschutzerklärung und Bedingungen Sie kennen |
| Falsche Antworten | Ergebnisse vor der Weitergabe lesen, bei Texten an Kunden eine Freigabe vorsehen |
| Verlauf ohne Frist | Aufbewahrung in Microsoft Purview festlegen |
Brauchen Sie für Copilot eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Das hängt vom Einsatz ab. Art. 35 DSGVO verlangt sie, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte der Betroffenen mit sich bringt, besonders bei neuen Technologien. Greift Copilot auf E-Mails, Chats und Dokumente mit Kunden- und Beschäftigtendaten zu, liegt diese Frage nahe.18
Unabhängig davon gehört Copilot in Ihre Unterlagen. Er kommt ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Vertragsgrundlage ist der Datenschutznachtrag von Microsoft. Halten Sie außerdem fest, welche Ausnahmen von der EU-Datengrenze Sie zulassen und auf welcher Grundlage Daten dabei in Drittländer gehen.418
Neue Unterauftragsverarbeiter wie Anthropic oder OpenAI muss Microsoft Ihnen ankündigen, und Sie können widersprechen. Microsoft führt sie in einer öffentlichen Liste, deren Änderungen Sie abonnieren können.1218
Tabelle seitlich scrollen
| Pflicht | Grundlage | Was Sie tun |
|---|---|---|
| AVV | Art. 28 DSGVO | Datenschutznachtrag von Microsoft als Vertrag zur Auftragsverarbeitung ablegen |
| Verzeichnis | Art. 30 DSGVO | Copilot als Verarbeitung mit Zweck, Datenarten und Empfängern eintragen |
| DSFA | Art. 35 DSGVO | Bei voraussichtlich hohem Risiko vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen, mit Rat des Datenschutzbeauftragten |
| Drittland | Art. 44 bis 46 DSGVO | Zugelassene Ausnahmen von der EU-Datengrenze und ihre Grundlage festhalten |
| Weitere Verarbeiter | Art. 28 Abs. 2 DSGVO | Liste der Unterauftragsverarbeiter abonnieren und Änderungen bewerten |
Was sagen die Datenschutzbehörden zu Microsoft 365 und Copilot?
Die Datenschutzkonferenz, das Gremium der deutschen Aufsichtsbehörden, stellte im November 2022 fest: Auf Grundlage des damaligen Datenschutznachtrags können Verantwortliche nicht nachweisen, dass sie Microsoft 365 datenschutzrechtskonform betreiben.17
Im November 2025 kam der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zu einer neuen Bewertung. Danach kann Microsoft 365 in Hessen datenschutzkonform genutzt werden. Als Gründe nennt er unter anderem die EU-Datengrenze und Zusagen, die Microsoft im Datenschutznachtrag nachgebessert hat.16
Der Bericht empfiehlt verantwortlichen Stellen, einzelne Bestandteile für ihren konkreten Einsatz vertieft zu betrachten. Auf Copilot geht er nicht ein. Die Bewertung von Copilot bleibt deshalb bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.16
Tabelle seitlich scrollen
| Stand | Stelle | Aussage |
|---|---|---|
| November 2022 | Datenschutzkonferenz (DSK) | Nachweis eines datenschutzrechtskonformen Betriebs mit dem Datenschutznachtrag vom 15. September 2022 nicht möglich |
| November 2025 | Hessischer Datenschutzbeauftragter (HBDI) | Microsoft 365 kann in Hessen datenschutzkonform genutzt werden, Bestandteile im Einzelfall vertieft betrachten. Copilot wird nicht behandelt |
Muss der Betriebsrat bei Copilot mitreden?
Gibt es einen Betriebsrat, spricht viel für ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Es erfasst technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Nach dem Bundesarbeitsgericht genügt, dass eine Einrichtung dazu objektiv geeignet ist.1921
Bei Copilot liegt das nahe. Aktivitätsverlauf und Audit-Protokolle halten fest, wer wann was gefragt hat.111
Schon in der Planung greift § 90 BetrVG. Danach unterrichten Sie den Betriebsrat rechtzeitig über geplante Arbeitsverfahren, ausdrücklich auch beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Auswertungen und Zugriffe regelt, schafft für beide Seiten Klarheit.20
Siehe auch
Mitbestimmung bei ChatGPT und ClaudeWelche Copilot-Einstellungen sollten Admins vor dem Start setzen?
Die meisten Schalter liegen im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, Einstellungen. Ändern dürfen sie Personen mit der Rolle AI Administrator oder Global Administrator. Die Tabelle zeigt, wo Sie die Punkte aus diesem Beitrag finden und was wir empfehlen.6810
Achten Sie in neuen Tenants besonders auf zwei Einstellungen: Anthropic in Word, Excel und PowerPoint sowie die Lastverteilung sind dort standardmäßig an. Microsoft selbst rät allen Admins, beide mit den Anforderungen des eigenen Unternehmens abzugleichen.710
Halten Sie jede Entscheidung schriftlich fest. Der beste Ort dafür ist Ihre KI-Richtlinie, in der Copilot als freigegebenes Werkzeug mit erlaubten Daten steht.
Tabelle seitlich scrollen
| Einstellung | Wo | Empfehlung |
|---|---|---|
| Anthropic allgemein | Admin Center, Copilot, Einstellungen, „AI providers operating as Microsoft subprocessors“ | Bewusst entscheiden, bei Bedarf nur für Gruppen freigeben |
| Anthropic in Office | Gleicher Bereich, „Copilot in Microsoft 365 apps with Anthropic models“ | In Tenants ab 25. März 2026 standardmäßig an, Wahl bewusst treffen |
| OpenAI-Modelle | Gleicher Bereich, Anbieter OpenAI | Standardmäßig an, Entscheidung dokumentieren |
| Lastverteilung | Copilot, Einstellungen, „Flex routing during peak load periods“ | „Do not allow flex routing“ wählen, wenn die Berechnung in der EU bleiben soll |
| Websuche | Cloud Policy, Richtlinie „Allow web search in Copilot“ | Nach Datenlage setzen. Ohne Richtlinie ist die Websuche verfügbar |
| Feedback | Admin-Steuerung für Feedback an Microsoft | Festlegen, ob Beschäftigte Feedback senden dürfen |
| Aufbewahrung | Microsoft Purview, Aufbewahrungsrichtlinien | Frist für Copilot-Verläufe festlegen |
| Agenten | Admin Center, „Integrated apps“ | Nur Agenten mit bekannten Bedingungen zulassen |
Siehe auch
Copilot in die KI-Richtlinie aufnehmenKann man Microsoft Copilot im Unternehmen deaktivieren?
Ja, und zwar in Stufen. Sie entscheiden, wer Copilot bekommt, welche Teile laufen und ob Copilot in den Office-Programmen überhaupt erscheint. Die Liste unten führt die Stufen von der mildesten bis zur weitreichendsten auf.1211
Die letzte Stufe reicht am weitesten. Schalten Sie die verbundenen Erfahrungen ab, die Inhalte analysieren, trifft das alle Funktionen dieser Gruppe und damit mehr als Copilot. Lohnend ist der Schritt deshalb nur, wenn Sie Copilot dort ganz ausschließen wollen.1
Mit einem privaten Microsoft-Konto geht es einfacher. In Word, Excel und PowerPoint unter Windows entfernen Sie unter Datei, Optionen, Copilot den Haken bei „Copilot aktivieren“. Mit einem Geschäfts- oder Schulkonto steht diese Einstellung laut Microsoft nicht zur Verfügung.13
- Lizenz: Den vollen Copilot mit Zugriff über Microsoft Graph erhält nur, wem Sie eine Copilot-Lizenz zuweisen.
- Websuche: Die Richtlinie „Allow web search in Copilot“ schaltet sie für alle oder für einzelne Gruppen ab.
- Drittmodelle: Anthropic und OpenAI stellen Sie im Admin Center auf „No users“.
- Lastverteilung: Mit „Do not allow flex routing“ bleibt die Berechnung auch bei Lastspitzen in der EU.
- Office-Programme: Ohne verbundene Erfahrungen, die Inhalte analysieren, ist Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote nicht verfügbar.
Microsoft Copilot oder ChatGPT Business: Was passt zu Ihnen?
Arbeitet Ihr Team ohnehin in Outlook, Teams und SharePoint, liegt Copilot nahe. Er kennt Dateien und Termine, ohne dass jemand etwas hochlädt. Dafür hängt alles an sauberen Berechtigungen.1
ChatGPT Business passt eher, wenn Sie wenig mit Microsoft 365 arbeiten oder der KI bewusst nur ausgewählte Daten geben wollen. Inhalte kommen dort über Eingaben, Uploads und verbundene Apps hinein. Die Speicherregion wählen Sie beim Abschluss, für den Ort der Berechnung gibt es keine Zusage.2324
Beide Anbieter nennen wir als Beispiele, eine Empfehlung ist damit nicht verbunden. Copilot setzt einen berechtigten Microsoft-365-Tarif voraus und kommt zu dessen Preis hinzu.14
Alle Preise stammen von den Seiten der Anbieter, abgerufen am 4. Oktober 2026. Microsoft nennt sie zuzüglich Umsatzsteuer, OpenAI macht dazu auf der Preisseite keine Angabe.141525
Tabelle seitlich scrollen
| Merkmal | Microsoft Copilot | ChatGPT Business |
|---|---|---|
| Daten | Alles in Microsoft 365, was der Nutzer öffnen darf | Eingaben, Uploads und verbundene Apps |
| Standort | EU-Datengrenze mit den Ausnahmen aus Kapitel 4 | Speicherregion beim Abschluss wählbar, die Einführung läuft. Keine Zusage zum Ort der Berechnung |
| Vertrag | Datenschutznachtrag von Microsoft | Data Processing Addendum von OpenAI |
| Training | Nein | Standardmäßig nein |
| Listenpreis | 18,20 € pro Nutzer und Monat als Zusatz zu Business-Tarifen bis 300 Nutzer, Aktion bis 31.12.2026: 15,60 € im ersten Jahr. Für große Unternehmen 26,00 €. Jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt. | 21 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher, 26 € bei monatlicher Zahlung, ab 2 Nutzern |
In welcher Reihenfolge führen Sie Copilot ein?
Die Reihenfolge verhindert, dass Copilot vor der Ordnung kommt. Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf, und die ersten beiden kosten keine Lizenz.
Für die Einweisung gibt es einen rechtlichen Rahmen. Nach Art. 4 der KI-Verordnung der EU ergreifen Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten. Ein bestimmtes Niveau müssen sie dabei nicht garantieren.22
Bei AK arbeiten wir nach dem Prinzip AI First: Wiederkehrende Aufgaben prüfen wir zuerst auf eine sichere technische Übernahme. Der Mensch bleibt dort, wo Urteil, Verantwortung oder eine Freigabe nötig sind. Im Erstgespräch klären wir, welche Aufgaben in Ihrem Büro Zeit binden und ob Copilot oder ein anderer Weg dafür passt.
- Ordnung schaffen: Ablagen und Freigaben aufräumen, sensible Ordner kennzeichnen.
- Einstellungen festlegen: Drittmodelle, Lastverteilung, Websuche und Aufbewahrung bewusst setzen.
- Dokumentieren: Verzeichnis, Betriebsrat, gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung, KI-Richtlinie.
- Pilotgruppe starten: wenige Nutzer mit klaren Aufgaben, Erfahrungen sammeln, Einstellungen nachschärfen.
- Ausweiten: weitere Gruppen nach einer kurzen Einweisung freischalten.
Quellen und Stand
Stand: 4. Oktober 2026. Dieser Beitrag bietet allgemeine Orientierung zum Einsatz von Microsoft Copilot in Unternehmen in Deutschland und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Microsoft ändert Einstellungen und Dokumentation häufig, wir aktualisieren die Angaben vierteljährlich.
- 1Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot (neuer Tab)
Umbenennung in Microsoft Copilot ohne Änderung am Datenschutz. Nur Inhalte mit mindestens Leserechten, kein Training, EU-Datengrenze für EU-Kunden, Datenresidenz seit 01.03.2024, Aktivitätsverlauf, Purview, Löschung im Kontoportal, Feedback, Agenten, verbundene Erfahrungen. Seite aktualisiert am 18.08.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 2Microsoft Learn: Overview of Microsoft Copilot Chat (neuer Tab)
Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen enthalten. Zugriff auf Web, eigene Inhalte und App-Kontext, in Outlook auf Postfach, Kalender und Besprechungen. Der lizenzierte Copilot nutzt Microsoft Graph. Seite aktualisiert am 10.09.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 3Microsoft Learn: Privacy and protections (Microsoft Copilot Chat) (neuer Tab)
Enterprise-Datenschutz für Copilot Chat ohne Aufpreis, kein Training, Speicherung von Eingaben und Antworten in Exchange, Suchanfragen an Bing außerhalb der EU-Datengrenze. Seite aktualisiert am 24.08.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 4Microsoft Learn: Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat (neuer Tab)
Copilot und Copilot Chat unter Data Protection Addendum und Product Terms, Microsoft als Auftragsverarbeiter. Fußnoten: EU-Datengrenze gilt nicht für die Websuche, Anthropic-Modelle ausgenommen. Seite aktualisiert am 18.08.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 5Microsoft Learn: Updated Windows and Microsoft Copilot Chat experience (neuer Tab)
Enterprise Data Protection als Verbesserung gegenüber der früheren Commercial Data Protection für Nutzer mit Geschäfts- oder Schulkonto. Copilot Chat ohne zusätzliche Kosten. Seite aktualisiert am 18.08.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 6Microsoft Learn: Anthropic models in Microsoft Online Services (neuer Tab)
Anthropic als Unterauftragsverarbeiter, Datenschutznachtrag gilt außer bei „Anthropic models with Data Retention“. Von EU-Datengrenze und Zusagen zur Verarbeitung im Inland ausgenommen. In EU, EFTA und Großbritannien standardmäßig „No users“. Modelle mit Datenspeicherung immer aus, Anthropic dann eigenständiger Verarbeiter, Speicherung der meisten Ein- und Ausgaben bis zu 30 Tage. Seite aktualisiert am 18.09.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 7Microsoft Learn: Copilot in Microsoft 365 apps with Anthropic models (neuer Tab)
Eigene Einstellung für Word, Excel und PowerPoint in EU, EFTA und Großbritannien, eingeführt am 03.04.2026. Standardmäßig an für Tenants, die nach dem 25.03.2026 angelegt wurden, ältere laut Message Center. Verarbeitung außerhalb der EU-Datengrenze. Seite aktualisiert am 03.09.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 8Microsoft Learn: OpenAI as a subprocessor in Microsoft Online Services (neuer Tab)
Von OpenAI betriebene Modelle seit 09.07.2026 nutzbar, seit 24.07.2026 für berechtigte Geschäftskunden standardmäßig für alle Nutzer an. Datenschutznachtrag gilt, in der EU-Datengrenze enthalten, ohne Zusagen zur Verarbeitung im Inland. Zertifizierungen verwaltet OpenAI. Seite aktualisiert am 30.09.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 9Microsoft Learn: EU Data Boundary, ongoing partial transfers (neuer Tab)
Abschnitt „Multiple services“: Bei erlaubter Lastverteilung Berechnung auch außerhalb der EU-Datengrenze. Bei von OpenAI betriebenen Modellen speichert OpenAI eine pseudonymisierte Nutzerkennung in den USA. Seite aktualisiert am 01.10.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 10Microsoft Learn: Flex routing (EU and EFTA) (neuer Tab)
Bei Lastspitzen Berechnung in den USA, Kanada oder Australien möglich, Speicherung weiter in der EU bis auf pseudonymisierte Daten. Standardmäßig an für berechtigte Tenants, die nach dem 25.03.2026 angelegt wurden. Einstellung „Flex routing during peak load periods“, Rolle AI Administrator. Seite aktualisiert am 29.09.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 11Microsoft Learn: Data, privacy, and security for web search in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat (neuer Tab)
Suchbegriffe ohne Nutzer- und Tenant-Kennung, Microsoft als Verantwortlicher, Datenschutznachtrag und EU-Datengrenze gelten nicht, Zusagen in den Product Terms. Richtlinie „Allow web search in Copilot“ im Cloud Policy Service, ohne Richtlinie ist die Websuche verfügbar. Protokollierung für Audit und eDiscovery. Seite aktualisiert am 18.08.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 12Microsoft Learn: Overview of AI Subprocessors (neuer Tab)
KI-Unterauftragsverarbeiter wie Anthropic in Copilot, etwa im Recherche-Agenten und in Excel. Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Benachrichtigung über Änderungen. Seite aktualisiert am 18.08.2026, abgerufen am 04.10.2026.
- 13Microsoft Support: Turn off Copilot in Microsoft 365 apps (neuer Tab)
Gilt nur bei Anmeldung mit einem privaten Microsoft-Konto, nicht mit Geschäfts- oder Schulkonto. Unter Windows Datei, Optionen, Copilot, Kontrollkästchen „Copilot aktivieren“ in der deutschen Fassung. Abgerufen am 04.10.2026.
- 14Microsoft: Microsoft 365 Copilot für Unternehmen, Preise (neuer Tab)
Microsoft 365 Copilot Business als Zusatz: 18,20 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Aktionspreis 15,60 € im ersten Jahr für Abschlüsse vom 01.07. bis 31.12.2026. Preise zzgl. MwSt., berechtigter Business-Tarif nötig, bis 300 Benutzer. Abgerufen am 04.10.2026.
- 15Microsoft: Microsoft 365 Copilot für Großunternehmen, Preise (neuer Tab)
Microsoft 365 Copilot: 26,00 € pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 27,30 € bei monatlicher Zahlung im Jahresabonnement, zzgl. MwSt. Abgerufen am 04.10.2026.
- 16HBDI: Microsoft 365 kann datenschutzkonform genutzt werden (neuer Tab)
Pressemitteilung vom 14.11.2025 zum Bericht vom 15.11.2025, gilt für öffentliche und nicht öffentliche Stellen in Hessen. Handlungsempfehlungen, einzelne Bestandteile vertieft zu betrachten. Eine Textsuche im Bericht ergab keinen Treffer für Copilot. Abgerufen am 04.10.2026.
- 17Datenschutzkonferenz: Festlegung zu Microsoft 365 vom 24.11.2022 (neuer Tab)
Nachweis eines datenschutzrechtskonformen Betriebs von Microsoft 365 auf Grundlage des Datenschutznachtrags vom 15.09.2022 nicht möglich. Abgerufen am 04.10.2026.
- 18DSGVO: Artikel 28, 30, 35 und 44 bis 46 (neuer Tab)
Auftragsverarbeitung einschließlich Information über weitere Auftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 2), Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutz-Folgenabschätzung und Übermittlung in Drittländer. Abgerufen am 04.10.2026.
- 19§ 87 BetrVG: Mitbestimmungsrechte (neuer Tab)
Absatz 1 Nummer 6: Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.
- 20§ 90 BetrVG: Unterrichtungs- und Beratungsrechte (neuer Tab)
Absatz 1 Nummer 3: rechtzeitige Unterrichtung über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz.
- 21BAG, Beschluss vom 13.12.2016: 1 ABR 7/15 (neuer Tab)
Für § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG genügt, dass eine technische Einrichtung objektiv zur Überwachung geeignet ist. Auf eine Überwachungsabsicht kommt es nicht an.
- 22Digital Omnibus zur KI: Verordnung (EU) 2026/1744 (neuer Tab)
Veröffentlicht am 24.07.2026, in Kraft seit 27.07.2026. Neuer Art. 4 der KI-Verordnung: Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz, ohne ein bestimmtes Niveau zu garantieren. Abgerufen am 04.10.2026.
- 23OpenAI: Enterprise privacy (neuer Tab)
Data Processing Addendum für ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API. Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training. Abgerufen am 04.10.2026.
- 24OpenAI Help Center: Where your ChatGPT Business content is stored (neuer Tab)
Regionswahl beim Abschluss, Einführung noch nicht für alle Kunden. Gilt für die Speicherung, nicht für den Ort der Verarbeitung. Kopie zur Missbrauchskontrolle zeitlich begrenzt in den USA. Abgerufen am 04.10.2026.
- 25ChatGPT: Preise (neuer Tab)
Business, für Deutschland angezeigt: 21 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher, 26 € bei monatlicher Abrechnung, ab zwei Nutzern. Ohne Angabe zur Umsatzsteuer. Abgerufen am 04.10.2026.